Erstellen eines kompletten Fakturierungsvorgangs

Vorweg sei gleich gesagt, Sie müssen nicht alle Stufen der Fakturierung durchlaufen. Wenn Sie für Ihr Gewerbe keine Angebote und Lieferscheine erstellen müssen, können Sie jedesmal gleich bei der Rechnung beginnen. Es besteht auch kein Zwang aus einer Rechnung erst eine Zahlungserinnerung und dann eine Mahnung zu erstellen. Sie können also frei nach Ihren Bedürfnissen Stufen in der Fakturierung überspringen.

Egal ob Sie nun mit einem Angebot beginnen, oder gleich eine Rechnung schreiben, jedes Anlegen eines neuen Vorgangs wird damit beginnen, einen Kunden aus den Personenstammdaten auszuwählen.

Beachten Sie dabei die Möglichkeit über das Pop-Up-Menü "Aktion" mit dem Befehl "Formate/Grafiken" beliebig viele gestaltete Druckformate für jede Fakturstufe verwenden zu können.

1. Angebotserstellung

Auswahl eines Kunden

Bevor Sie mit dem Anfertigen eines Angebotes (einer Rechnung oder Bestellung) beginnen, sollten Sie bereits die Anschrift eines Kunden (Lieferanten) in Ihrer Kunden & Lieferantendatei ausgewählt haben. Sollten Sie das einmal vergessen, können Sie jederzeit auch einen Kunden per Drag&Drop ins Formular-Fenster ziehen.
Wählen Sie dann 'Neue Rechnung...' aus dem Menu 'Funktionen' in der Menüleiste.

Auswahl der Artikel für das Angebot

Jetzt können Sie in den Programmteil Artikelstammdaten wechseln. Drücken Sie dafür die Taste F3. Sie sehen hier die Fensterliste der vorhandenen Artikel.
Bei einer umfangreichen Artikelliste, werden Sie mit dem Autolocator die Zahl der angezeigten Artikel erst einmal einschränken. Geben Sie dazu den Namen, die Artikel-Nr. oder einen Teil dessen im Such-Feld ein.
Markieren Sie den gewünschten Artikel und öffnen Sie mit der ENTER-Taste die Artikel-Auswahl-Box.
Geben Sie die Anzahl der Artikel ein oder wenn es sich um nicht mehr als 10 Stück handelt, können Sie auch einen der Nummernknöpfe anklicken.
Sie können Artikel auch per Drap&Drop ins Formular ziehen oder im Formular umsortieren.

Änderungen am Artikel

Sie haben die Möglichkeit, in der Artikel-Auswahl-Box die Artikeldaten noch zu ändern. Die gemachten Änderungen beziehen sich ausschließlich auf das gerade bearbeitete Formular. Die Artikelstammdaten bleiben unverändert.

Sie können auch den Artikeltext und den Preis sowie den Artikelzusatztext (Textzeilen) verändern. Wenn Sie alle Eintragungen gemacht haben, wird die Artikelbox mit dem Knopf "OK", oder der Return-Taste geschlossen und der Artikel in ein Rechnungsformular eingefügt. FirstMillion öffnet als Voreinstellung eine Rechnung. Da wir jedoch ein Angebot erstellen wollten, wählen Sie im Pop-Up-Menü am Kopf des Formularfensters den Eintrag "Angebot" aus.

Änderungen im Formularfenster "Angebot"

Die Liste der Positionen Ihres Angebots können Sie auch vor dem Ausdruck noch einmal korrigieren. Dazu müssen Sie den zu korrigierenden Eintrag doppelklicken.

Ihr Zeichen/Unser Zeichen, Fakturdatum

Wenn Sie alle notwendigen Positionen in das Angebot eingetragen haben, und das Angebotsfenster aktiviert ist, können Sie einen Zusatztext und einen Vermerk "Ihr Zeichen" und "Unser Zeichen" eingeben, falls Sie von dem Eintrag "Ihr Zeichen" in der Kundendialogbox und "Unser Zeichen" bei "Einstellungen" "Einstellungen/Allgemein" abweichen möchten.

Klicken Sie im Formularfenster zwischen der 10. und 20. Zeile, also etwa dort, wo in dem mitgelieferten Format diese Platzhalter stehen. Es erscheint die Faktur-Dialogbox, in der Sie eine manuelle Änderung vornehmen können.

Auch das Datum der verschiedenen Fakturstufen kann hier manuell verändert werden.
Der Aufruf der Dialogbox kann auch über das zu diesem Fenster gehörende Pop-Up-Menü "Funktion" erfolgen. Benutzen Sie dafür den Eintrag "Daten ändern".
Wurde zuvor kein Auftrag angelegt, kann hier ein Auftragsdatum manuell eingetragen werden, sofern der Ausdruck gewünscht ist.

Zusatztexte

Auch wenn Sie überwiegend standardisierte Artikel verkaufen, die Sie problemlos aus der Artikelliste entnehmen können, so besteht doch oft der Wunsch dem Kunden auf dem Angebot, der Rechnung, dem Lieferschein oder der Mahnung eine Information zukommen zu lassen.

Wenn Sie unterhalb der Artikelpositionen in Ihr Formularfenster klicken erscheint der Texteditor für Zusatztexte. Sie können hier einen beliebig langen Text eingeben und unterhalb der Artikel mitdrucken. Sie sehen als Voreinstellung den Text, den Sie für diese Formularart in Drucklayout in den Zeilen #Z eingetragen haben. Mit den Funktionen aus dem Pop-Up-Menü des Editors können Sie jetzt Teile löschen, verschieben oder kopieren. Sie können natürlich auch einen anderen Zusatztext laden und gegen den voreingestellten ersetzen.

Der Aufruf kann auch über "Zusatztexte" im Pop-Up-Menü "Aktion" erfolgen. Mit der ENTER-Taste übernehmen Sie den Text ins Formular, wo er dann mit dem Formular abgespeichert wird. Sie können außerdem Zusatztexte für andere Anwendungsfälle abspeichern und später durch nachladen in andere Formulare übertragen.

2. Rechnungserstellung

Umwandeln in eine Rechnung

Nachdem der Kunde eine Bestellung aufgeben hat, muß aus dem Angebot eine Rechnung werden.
Wenn Sie ein Angebot wieder aufrufen wollen, müssen Sie zuerst das Fenster "Fakturierung" aktivieren. Dies können Sie durch Drücken der F5-Taste bewirken.
Es erscheint das Fakturierungsfenster, in dem sich außer den von Ihnen erstellten Angeboten auch alle bereits gedruckten, offenen Rechnungen, Mahnungen und Materialeinkäufe befinden. Wählen Sie das gewünschte Angebot mit einem Doppelklick auf den Datensatz aus.

Sie haben jetzt wieder die Möglichkeit die Eintragungen in dem Angebotsfenster noch zu verändern, falls Ihr Kunde nicht alle Positionen Ihres Angebots übernehmen, oder Sie gegebenenfalls auch Positionen hinzufügen möchten. Wenn Sie neue Positionen eingeben wollen, müssen Sie auch noch das Artikelfenster durch Drücken der F3-Taste aufrufen. Klicken Sie jetzt im Artikelfenster einen Eintrag an, betätigen die ENTER-Taste und übernehmen Sie ihn mittels der Artikel-Auswahl-Box

Änderungen in der Rechnung.

Die bereits vorhandenen Positionen in Ihrem Angebot können Sie auch ohne Artikelfenster leicht ändern. Mit einem Doppelklick auf die zu ändernde Position im Angebotsfenster rufen Sie die Dialogbox "Artikel" auf, in der Sie Anzahl, den Artikeltext und Preis ändern können.

Soll dieser Artikel ganz verschwinden, markieren Sie ihn und benutzen den Knopf "Löschen" am Kopf des Formularfensters.

Im Pop-Up-Menü "Angebot" wählen Sie den neuen Status des Formulars aus. In dem Beispiel wird der Eintrag "Rechnung" aktiviert.

Der neue Status dieses Fakturierungssatzes erscheint nun oben in der Infozeile des Fensters. Der Inhalt des Fensters zeigt Ihnen den Inhalt des Formulars genau so, wie es auch gedruckt wird. Die Formatierung der Rechnung entspricht jetzt dem Rechnungslayout. Sollten Sie den Zusatztext im Angebot verändert haben, so steht er jetzt auch in der Rechnung. War der Zusatztext unverändert, sehen Sie im Rechnungsformular den Standardtext für Rechnungen.

Alle wichtigen Eintragungen sind bereits vom Programm vorgenommen worden. Die Fakturierungsnummer, die ja identisch mit der Angebotsnummer war, ist jetzt die Rechnungsnummer.

Sie haben vor dem Ausdruck noch die Möglichkeit die Rechnung entgegen den globalen Vorgaben zu verändern. Dazu gehören:

Umschalten zwischen Netto- und Bruttorechnung
Skonto ein- oder ausschalten
Rabatt gewähren oder nicht
Euro oder Zweitwährung verwenden
Gewicht berechnen und ausdrucken

Drucken einer Rechnung

Mit dem Drucken einer Rechnung ist in FirstMillion nicht nur die Ausgabe auf den Drucker und die Übergabe der Rechnung in die Fakturierung verbunden. Da FirstMillion automatische Buchungsbelege generiert, erscheint vor dem Ausdruck eine Dialogbox aus der Buchhaltung, in der das Geld- sowie das Einnahmekonto angegeben werden müssen. FirstMillion hat hier schon Datum, Betrag, Buchungsnummer und den Buchungstext eingetragen. Dies geschieht allerdings nur bei einer Buchhaltung die nach den Regeln der "vereinbarten Zahlung" arbeitet.

In dieser Buchungsdialogbox müssen Sie nur noch ein virtuelles Geldkonto angeben. Wir schlagen als Namen "Debitor" vor.
Auf diesem virtuellen Geldkonto wird der Geldeingang abgewartet und dann per Mausklick auf das Geldkonto umgeschaltet, auf das die Zahlung wirklich erfolgt ist. Sollte Ihr Kunde mit einem Verrechnungsscheck bezahlt haben, empfiehlt es sich, ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Scheck" anzulegen. Erst wenn der Scheck eingelöst wurde rufen Sie diese Rechnung auf und markieren diese als erledigt.

Ist in der Rechnung ein Artikel enthalten, dessen Lagerbestand überprüft werden soll, d. h. unter "Soll" ist etwas anderes als eine Null eingetragen, so meldet sich die Lagerverwaltung.

Die Dialogbox fragt nach, ob der Lagerbestand korrigiert, die Ware also ausgebucht werden soll. Nur wenn Sie hier mit "Ja" antworten, kann die Lagerverwaltung später stimmen.

3. Lieferschein

Anfertigen eines Lieferscheins

Meistens wird zu einer Rechnung auch ein Lieferschein gebraucht, den der Kunde mit der Ware ausgehändigt oder zugeschickt bekommt. Da nicht für jeden Vorgang auch ein Lieferschein gebraucht wird, erfolgt der Ausdruck nicht automatisch.

Nachdem Sie eine Rechnung gedruckt haben befindet sich auf dem Desktop immer noch das Fenster "Rechnung".

Wenn Sie einen Lieferschein zu der gerade gedruckten Rechnung brauchen, so klicken Sie mit der Maustaste auf das Pop-Up-Menü "Rechnung" am Kopf des Formularfensters und wählen Sie als Fakturstufe "Lieferschein". In der Kopfzeile des Fensters erscheint der Eintrag "Lieferschein Nr. XX".
Sie sehen den Lieferschein so, wie er auch gedruckt wird. Wenn Sie es wünschen können Sie wieder einen Zusatztext mit ausdrucken lassen. Wenn Sie Ihren Zusatztext eingegeben haben, rufen Sie erneut das Pop-Up-Menü "Funktion" auf und wählen Sie "Drucken" an. In der Dialogbox "Faktur" steht jetzt auch an der Position "Lieferschein" das Datum an dem dieser gedruckt wurde.

3. Das Mahnverfahren

Das Mahnverfahren

Nachdem Sie Ihre Rechnung geschrieben haben, ist Sie Bestandteil der Fakturierung und des Mahnwesens. Sie brauchen dazu lediglich in der Dialogbox "Voreinstellungen", die sich in der Menüleiste unter "Bearbeiten" aufrufen läßt, die Zeit vorzugeben, ab wann Sie auf eine Rechnung oder eine abgelaufene Mahnung aufmerksam gemacht werden möchten. Diese Fristen sind frei einstellbar, da verschiedene Branchen unterschiedlich kulante Zahlungsziele haben.
Zusätzlich zu dieser globalen Einstellung können Sie für jeden Kunden individuell ein Zeitlimit für die erste Mahnung eintragen. Sie finden diese Einstellmöglichkeit in der Kundendialogbox im Bereich "Daten 2". Und um die Möglichkeiten noch zu erweitern, können Sie auch in der Dialogbox "Fakturdaten" die Mahnfrist individuell einstellen.

Wenn sich nun fällige Rechnungen in der Fakturierung befinden, erhalten Sie nach dem Programmstart sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich jetzt nur die überfälligen Rechnungen, oder Mahnungen befinden. Auf Wunsch können Sie auch einen Brief mit einem Erinnerungsdatum versehen. Dann erscheint auch dieser Faktureintrag ab Fälligkeitsdatum in der Liste "nur Frist vorbei".

In der Kopfzeile des Fensters ist der aktive Filter "nur Frist vorbei" angezeigt.

Umwandeln einer Rechnung in eine Mahnung

Immer wenn sich überfällige Rechnungen oder Mahnungen in der Fakturierung befinden, werden Sie nach jedem Programmstart auf diese aufmerksam gemacht. Der Desktop erscheint dann nämlich mit dem Fenster "Fakturierung", in dem sich durch die Filterfunktion "nur Frist vorbei" die überfälligen Datensätze befinden.
Sie können diesen Hinweis jetzt ignorieren und mit der eigentlichen Arbeit in FirstMillion fortfahren, oder diese Belege aufrufen und auf die nächste Stufe des Mahnwesens bringen.

Werden diese Datensätze nicht auf die nächste Stufe des Mahnverfahrens gehoben, so erscheinen sie beim nächsten Programmstart erneut.
Wenn Sie die angezeigten Datensätze weiterverarbeiten wollen, klicken Sie dazu bitte den entsprechenden Datensatz zweimal mit der Maustaste an.
Der Datensatz wird anschließend in einem Formularfenster dargestellt. Das Fenster trägt noch die Bezeichnung der letzten Stufe der Bearbeitung z. B. Rechnung, 1. oder 2. Mahnung. Im Pop-Up-Menü in der Kopfzeile des Fensters können Sie die nächst höhere Mahnstufe anklicken. Das heißt, für eine überfällige Rechnung wählen Sie die Funktion Erinnerung, für eine Erinnerung die 1. Mahnung usw.. Die neue Stufe im Mahnverfahren wird nun auch in der Infozeile des Fensters angezeigt. Diese Reihenfolge muss aber nicht eingehalten werden. Sie können aus einer Rechnung auch gleich eine letzte Mahnung machen, allerdings ist es für eine spätere gerichtliche Geltungmachung Ihres Anspruchs schon wichtig den Kunden zweimal eine Zahlungsaufforderung geschickt zu haben.

Wenn Sie für das Erstellen einer Mahnung eine Mahngebühr hinzufügen möchten, müssen Sie mit der F3-Taste noch einmal die Artikelstammdaten aufrufen. Geben Sie in Ihre Warenliste eine Position mit der Bezeichnung "Mahngebühr" ein. Diese Warenposition fügen Sie nun wie gewohnt in Ihre Mahnung ein. Das Programm berechnet sofort den neuen Rechnungsbetrag.

Darüber hinaus können Sie mit FirstMillion die Verzugszinsen berechnen lassen und in die Mahnung einfügen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Artikel-Auswahl
Das Formular Mahnung hat natürlich einen anderen Zusatztext. Hier könnte also bei der 3. Mahnung stehen, dass Sie nach Ablauf von 7 Werktagen beim zuständigen Gericht die Zwangsvollstreckung (Mahnbescheid) beantragen werden, oder ähnlich eindringliche Worte. Über den Platzhalter <DATUM+X> (X=1...99) können Sie automatisch eine Zahlungsfrist drucken lassen.

Wenn Ihnen unser Text, den wir in dem Druckformat Mahnung.Form mitliefern nicht zusagt, können Sie ihn durch das Aufrufen des Texteditors verändern.

Bevor dieses Formular gedruckt wird, erscheint die Buchungsdialogbox und zeigt sofort den neuen Rechnungsbetrag an. Übernehmen Sie diese Box mit OK und der Ausdruck wird gestartet. Anschließend ist dieser Datensatz mit der entsprechenden Mahnstufe in der Fakturierungsliste enthalten.

Sollte die Frist dieser Mahnung wieder verstreichen, ohne daß eine Zahlung erfolgt, so erscheint die Mahnung wieder in der Mahnliste beim Programmstart.

Zahlungseingang verbuchen (Rechnung als erledigt markieren)

Meist erfolgt die Zahlung per Überweisung auf Ihr Geldkonto bei einer Bank. Öuml;ffnen Sie die Fensterliste "Faktur" mit der Taste F5.

Markieren Sie den Eintrag, der erledigt werden soll mit einem Mausklick. Der Befehl "erledigen" kann aus dem Pop-Up-Menü "Funktion" oder per Tastenkombination Cmd+E aufgerufen werden. In beiden Fällen erscheint der zu dieser Rechnung gehörende Buchungsbeleg. Hier müssen Sie nun lediglich das Geldkonto verändern. Klicken Sie das Konto an, auf dem das Geld eingangen ist. Mit der Taste "OK" schließen Sie diese Box.
Enthielt die Rechnung einen Skontobetrag, so fragt FirstMillion nach, ob dieser berücksichtigt werden soll.

Der Kontostand auf Ihrem Geldkonto sollte nun mit dem Kontostand auf dem Kontoauszug übereinstimmen.
Wenn Sie alle Ein- und Ausgänge auf Ihrem Bankkonto, Bargeldkonto usw. richtig in FirstMillion verbuchen, müssen die Kontostände immer übereinstimmen. Das gibt Ihnen die Gewissheit, daß Ihre Buchhaltung in Ordnung ist und einer Überprüfung standhält.