FirstMillion ist auf zwei unterschiedliche Vorgehensweisen vorbereitet. Die erste Methode ermöglicht das Versenden von Teillieferungen an den Kunden.
Nur die nicht lieferbaren Artikel wandern in einen offenen
Auftrag.
Bei der zweiten Methode wird die ganze Rechnung als offener Auftrag behandelt.
Erstellen eines offenen Auftrags nur für "nicht
lieferbare" Artikel
Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Immer wenn Sie
einen Artikel verkaufen, der nicht mehr, oder nicht in ausreichender Menge am
Lager ist, erscheint die Warnbox "nicht ausreichend am Lager".
Beachten Sie: Diese Überprüfung findet nur statt, wenn im Feld "Soll" der Artikeldaten ein Wert eingetragen wurde!
Die Rechnung enthält anschließend anstelle des Preises für
den Artikel den Hinweis "Nicht lieferbar" .
Sie können dann als Zusatztext einen Hinweis der Art:"Die Artikel
mit dem Hinweis nicht lieferbar werden innerhalb von XY Tagen nachgeliefert."
hinzufügen.
Die Rechnungssumme ist dabei ohne den Wert der Nachlieferungen berechnet. Drucken
Sie jetzt Ihre Rechnung aus, und verschicken Sie die vorhandenen Artikel.
2. offenen Auftrag durch kopieren
der nicht lieferbaren Artikel erstellen
Rufen Sie nach dem Drucken der Rechnung das Pop-Up-Menü "Funktion"
auf und wählen Sie die Funktion "Kopieren" an. Sie werden dann
in einer Dialogbox gefragt, ob der Inhalt der ganzen Rechnung, oder nur die
nicht vorhandenen, und deshalb nicht gelieferten Artikel kopiert werden sollen.
Hier klicken Sie auf den Knopf "nicht lieferbare", das Programm erstellt dann mit allen nicht lieferbaren Positionen einen Auftrag.
Diesen Auftrag können Sie ausdrucken, oder lediglich in die Fakturierung
übergeben. Entweder über die Funktion "Drucken", oder den
Eintrag "nur
Faktur" im Pop-Up-Menü "Funktion" des Formularfensters.
Egal, welche Funktion Sie hier wählen, der Vorgang ist sofort in der Fakturierung gespeichert. Sie haben jetzt in der Fakturierung einen Auftrag, den Sie nach Wareneingang aufrufen und in eine Rechnung verwandeln können. Damit Sie auch wissen, welche Artikel Sie zur Erledigung Ihrer Aufträge noch bestellen müssen, hat sich die Artikelverwaltung die Art und Menge der in den Aufträgen befindlichen Positionen gemerkt. Diese Zahl steht in der Artikel-Dialogbox im Feld "Auftrag:".
Um nun die notwendigen Bestellungen in den für Ihren Betrieb sinnvollen
Zeiträumen vornehmen zu können, müssen Sie in das Artikelfenster wechseln.
3. Nachbestellung organisieren
Wenn Sie einen Lieferanten in Ihren Personenstammdaten aktiviert haben, werden Ihnen im Artikelfenster (F3) nur die zu diesem Lieferanten gehörenden Artikel angezeigt. Das Pop-Up-Menü mit den Filterfunktionen enthält die Funktion "nur ist < Auftrag" . Wird diese Funktion aufgerufen, so zeigt das Artikelfenster nur die Positionen, die für die offenen Aufträge nachbestellt werden müssen.
Sie können jetzt die einzelnen Positionen anklicken und die notwendige
Stückzahl bestellen. Sie sehen dafür in der Dialogbox "Artikelauswahl"
die vorhandene Lagermenge, die gewünschte Sollmenge, sowie die in offenen
Aufträgen enthaltene Stückzahl.
Sie können jetzt die gewünschte Bestellmenge frei wählen und eine Bestellung drucken oder faxen. Die Artikelauswahlbox zeigt Ihnen auch die Zahl der bereits bestellten Mengen an.
4. Lager automatisch aktualisieren
Nachdem die Lieferung eingetroffen ist, aktivieren Sie die Bestellung in der
Fakturierung durch einen Klick. Wenn die Lieferung komplett war, können
Sie diese Bestellung als "erledigt" markieren. Die Funktion "erledigen"
finden Sie im Pop-Up-Menü "Funktion" bzw. in der Dialogbox "Fakturdaten".
Als erstes erscheint eine Buchungsdialogbox, mit der Sie eine Ausgabebuchung
zu dieser Bestellung machen können.
In einer zweiten Dialogbox werden Sie gefragt, ob die Positionen ins Lager
addiert werden sollen (Lager add.). Klicken Sie auf "OK" , die gelieferten
Artikel werden dadurch zum Lagerbestand addiert.
Eine Dialogbox "Aufträge können ausgeführt werden"
weist Sie auf die Tatsache hin, daß Sie jetzt offene Aufträge liefern
können. Dazu müssen nun die entsprechenden Aufträge aus der Fakturierung
herausgesucht und angezeigt werden. Dies übernimmt die Funktion "Auftrag
OK".
5. Heraussuchen der Aufträge
zwecks Weiterbearbeitung
Aktivieren Sie das Fenster "Fakturierung" und wählen Sie im Filter-Pop-Up-Menü die Funktion "nur Auftrag OK" aus. Sie sehen dann alle Aufträge, die durch das Auffüllen des Lagers mit neuer Ware ausgeführt werden können.
Rufen Sie einen der angezeigten Aufträge durch einen Doppelklick auf.
Der Auftrag wird im Fenster "Formular" dargestellt. Mittels des Pop-Up-Menü
"Auftrag" ändern Sie den Status in "Rechnung". Hier
steht jetzt noch immer "nicht lieferbar" in der Rechnung. Nachdem
Sie die Funktion "Lieferbarkeit prüfen" im Pop-Up-Menü "Funktion"
aktiviert haben erscheint der aktuelle Verkaufspreis. Behandeln Sie jetzt dieses
Formular wie Sie es bei Rechnungen auch sonst tun würden.
6. Erstellen eines offenen
Auftrags für eine komplette Rechnung
Selbstverständlich können Sie auch direkt einen Auftrag erstellen.
Das ist immer dann sinnvoll, wenn Sie dem Kunden die bereits vorhandenen Artikel
nicht vorab liefern wollen. Dieser Auftrag wird erst dann ausgeführt, wenn
alle Positionen lieferbar sind.
Die Weiterverarbeitung ist dann analog zu dem weiter oben beschriebenen Verfahren.
Zusammenfassung:
Offenen Auftrag erstellen