Die eigene Kundennummer bei
Ihrem Lieferanten
Ebenso wie Sie Ihren Kunden eine Kundennummer zuweisen, werden Sie bei Ihren
Lieferanten unter einer Nummer geführt. Da Sie jede Bestellung an den Lieferanten
mit der von ihm vergebenen Kundennummer versehen müssen, ist es notwendig
diese Nummer in der Lieferantenverwaltung einzutragen.
Hierfür ist in der Dialogbox der Kundenverwaltung extra ein Feld mit der
Bezeichnung "eigene
Kdnr.:" vorgesehen, das natürlich nur ausgewertet wird, wenn Sie
diesen Datensatz als Lieferant markieren.
Eintragung der "Lieferantennummer"
bei den Artikeln
Wenn Sie als Händler tätig sind, so werden Sie Ihre Waren vom Großhändler
beziehen, den Sie in Ihrer Kunden/Lieferantendatei eingetragen haben. Für
jede Position Ihres Warenbestands müssen Sie dem Programm unbedingt auch
mitteilen, von welchem Lieferanten sie stammt. Nur so kann das Programm später
die fehlenden Artikel den jeweiligen Lieferanten zuordnen.
Bei der Eingabe eines
neuen Artikels muß bei "Lieferantennr." die Nummer eingegeben
werden, die Sie Ihrem Lieferanten in Ihrer Kundendatei gegeben haben.
Eintragung der Artikelnummer
des Lieferanten
Damit Ihr Lieferant nun auch weiß welches Produkt Sie von ihm gerne geliefert
bekommen möchten, müssen Sie in dieser Dialogbox außerdem noch
die Artikelnummer
eintragen, die der Lieferant für diesen Artikel verwendet. Wenn Sie alle
diese Informationen eingetippt haben, kann die Artikeldatei problemlos mit den
Lieferantendaten und der Fakturierung zusammenarbeiten.
Anfertigen einer Bestellung
Wählen Sie 'Neue Rechnung...' aus dem Menu 'Funktionen' in der Menüleiste. Die Nachbestellungen (Einkäufe) werden jeweils zu dem in den Personenstammdaten
aktivierten Lieferanten vorgenommen.
Wenn Sie in der Kundendatei einen Lieferanten aktivieren (durch einfaches anklicken),
so werden nur noch Artikel angezeigt, die zu diesem Lieferanten gehören.
In der Kopfzeile des Artikelfensters wird jetzt auch der Name dieses Lieferanten
angezeigt. Das Fakturierungsformular wird automatisch auf "Bestellung"
umgeschaltet und alle Eintragungen werden mit dem Einkaufspreis versehen, wenn
Sie in Ihrem Drucklayout die entsprechenden Platzhalter gesetzt haben.
Welche Menge Sie immer mindestens von einem Artikel am Lager haben möchten,
können Sie zu jeder Position der Artikelliste getrennt in der Dialogbox
"Artikel" unter "Soll" eintragen.
Die Auswahl und das Einfügen der gewünschten Positionen für
die Bestellung erfolgt analog zu dem Erstellen einer Rechnung.
Gehen Sie mit dem Mauszeiger wieder in das Fenster "Artikel" und machen
einen Klick auf die nachzubestellende Position und drücken Sie die ENTER-Taste.
Sie können den Artikel auch per Drag&Drop auf das Bestellformular ziehen.
Es erscheint die Artikelauswahlbox, die Sie bereits kennen gelernt haben. Geben
Sie hier die gewünschte Stückzahl ein und verlassen Sie diese Dialogbox
wie gewohnt.
Die Dialogbox zeigt Ihnen außerdem, wieviel Stück Sie bereits von
diesem Artikel nachbestellt haben. Sie sehen auch die Stückzahlen die noch
für offene Aufträge fehlen. Sie können so sehr effektiv die Menge
die Sie nun bestellen müssen auswählen.
Wählen Sie jetzt bitte mit der Maustaste die weiteren Positionen in der
Artikelliste die in die Bestellung sollen.
Sie müssen hierbei nicht alle angezeigten Positionen aufrufen und nachbestellen.
Das Programm läßt Ihnen freie Hand bei der Auswahl.
Zusatztext bei einer Bestellung
Genau wie bei den schon besprochenen Formularen können Sie auch bei einer
Bestellung einen Zusatztext eingeben und mitdrucken lassen. Sie klicken dazu
einmal mit der Maustaste unterhalb der Artikel und der Editor öffnet sich
mit dem Text, den Sie im Drucklayout für Bestellungen in den Zeilen #Z
eingegeben haben.
Drucken einer Bestellung
Der Ausdruck wird über das Pop-Up-Menü "Funktion" des Formularfensters
gestartet, oder über die Tastenkombination Cmd+P. Dieser Datensatz wird
anschließend im Fenster "Fakturierung" gespeichert. Dadurch
ist es Ihnen möglich den Überblick über Ihre eigenen Bestellungen
zu behalten. Sie können jederzeit überprüfen welche Artikel Sie
bei Ihrem Lieferanten bereits bestellt haben.
In der Artikelauswahlbox wird die Zahl der nachbestellten Artikel angezeigt,
damit Sie auf einen Blick wissen, welche Menge demnächst ins Lager kommt.
Darüber hinaus wird der Rechnungsbetrag Ihrer Bestellung als "Verbindlichkeit"
gespeichert und über die Dialogbox
"Forderungen/Verbindlichkeiten" im Pop-Up-Menü "Funktion" des Fakturierungsfenster
dargestellt. Die Verrechnung von Forderungen (noch offene Rechnungen) und Verbindlichkeiten
(Ihre Schulden bei den Lieferanten) gibt Ihnen einen guten Überblick mit welchen Einnahmen oder
Ausgaben Sie demnächst rechnen müssen.
Warenlieferung zum Lager addieren
Um Ihnen das langweilige Eintippen der neuen Lagerbestände zu ersparen
wurde in FirstMillion eine Funktion eingebaut, die es Ihnen ermöglicht,
Bestellungen automatisch ins Lager zu übertragen.
Überprüfen Sie zuerst, ob auch wirklich alle Artikel in der gewünschten
Menge geliefert wurden. Wenn nicht, müssen Sie die Mengenangabe im Bestellformular
zuvor korrigieren.
Rufen Sie nach dem Wareneingang die Bestellung aus der Fakturierung durch einen
Doppelklick wieder auf, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, weil
entweder nicht alle Artikel geliefert wurden, oder wenn die Liefermenge sich
geändert hat.
Positionen die nicht, oder nicht in der angegebenen Menge geliefert wurden,
können jetzt durch einen Doppelklick aufgerufen werden. Es erscheint die
Dialogbox "Artikel" in der sich die notwendigen Änderungen vornehmen
lassen.
Sind alle notwendigen Änderungen erledigt, rufen Sie die Funktion "Drucken"
auf und übergeben Sie die geänderte Bestellung in die Fakturierung.
Nun können Sie diese Bestellung in der Fakturierung markieren und als
erledigt markieren.
Zuerst erscheint eine Buchungsdialogbox in der die notwendigen Daten für
das Erstellen einer Ausgabebuchung bereits enthalten sind. Da Sie die Ware zwar
schon erhalten, aber noch nicht bezahlt haben wählen Sie als virtuelles
Geldkonto das Kreditorkonto aus.
Danach erscheint eine Warnbox, die Sie noch einmal fragt, ob die Positionen
wirklich übernommen werden sollen.
Quittieren Sie die Frage mit "Ja"
Alle Positionen der Bestellung werden jetzt zu den noch vorhandenen Lagerbeständen
addiert, und das Lager ist wieder auf dem aktuellen Stand.
Sollten sich durch diese Lageraktualisierung Aufträge ergeben, die Sie nun bearbeiten können, so erscheint eine Hinweisbox. Führen Sie nun in der Fakturliste den Filter "nur Auftrag OK" aus um die offenen Aufträge nun abzuarbeiten.
Die Bestellung wurde von FirstMillion als "Erledigt" markiert und
im Speicher gehalten, aber aus der Liste im Fakturierungsfenster ausgeblendet.
Über die Filterfunktion "Erledigte" können Sie jetzt wahlweise
diesen Datensatz anzeigen, oder ausblenden.
Einen Sinn macht das Aufheben immer dann, wenn Sie diese Bestellung regelmäßig
ausführen wollen. So können Sie ohne große Umstände bei
Bedarf diese Bestellung wieder aufrufen, kopieren und erneut drucken, oder per
Fax verschicken.