Rechnungsformular

Ändern der Reihenfolge der Artikel im Formular

Gelegentlich macht eine ganz bestimmte Reihenfolge der Artikel im Rechnungsformular Sinn. Sie können die Artikel einfach per Drag&Drop verschieben. Es ist auch möglich Artikel per Drag&Drop in ein anderes Formular zu kopieren.

Pop-Up-Menü "Fakturstufe"

In diesem Pop-Up-Menü befinden sich alle Fakturierungsstufen, die FirstMillion vorsieht. Soll als erste Fakturierungsstufe bei Ihnen keine Rechnung, sondern ein Angebot erstellt werden, so wählen Sie in diesem Pop-Up-Menü das gewünschte Formular aus.

Pop-Up-Menü "Zusatz-Status"

Manchmal möchte man zu einer Formularart noch einen zusätzlichen Status dokumentieren. Z.B. zur 3. Mahnung "Mahnverfahren", "Vollstreckungsverfügung", "Pfändung" oder "Zahlungsunfähig".
Es können beliebig viele Status (das ist wirklich auch das Plural) angelegt werden. Der Status wird im Faktur-Fenster neben der Formularart angezeigt.
Um das Popup-Menü zu sehen, muß die Symbolleiste angepasst werden, um keinen Platz zu verschwenden.

Pop-Up-Menü "Aktion"

Formate/Grafiken

FirstMillion bieten Ihnen unter anderem eine preiswerte Möglichkeit Ihren Ausdrucken professionelles Aussehen zu verleihen, indem Sie eine Hintergrundgrafik, auch in Farbe, praktisch als Briefpapier mitdrucken können. Ob das mitgedruckte Briefpapierformular für Sie besser als fertig gedrucktes Briefpapier ist müssen Sie vielleicht einmal ausprobieren. Sie können zumindest mit dieser Funktion die Kosten für Briefpapier senken. Um den Grafikausdruck zu ermöglichen, müssen Sie eine PDF-Datei einstellen. Um sich eine solche Datei zu erstellen, können Sie verschiedene Wege beschreiten:

  1. Sie lassen sich Ihr Briefpapier mit 300 oder 600 dpi einscannen und als PDF abspeichern.
  2. Mit einem Grafikprogramm könnten Sie Ihr Briefpapier selbst entwerfen und als PDF-Datei abspeichern.
Mit dieser Funktion können Sie das Druckformat für das Fakturierungsformular auswählen und alle Formate und Grafiken einstellen bzw. anpassen.
Eine Format-Position enthält immer 11 Formate für Angebot bis Brief. Eine Format-Position kann verschoben werden oder auch gelöscht werden, wenn sie von keinem Faturierungsdatensatz mehr verwendet wird.

Drucke Formular Seite 1 mit Grafik

Sie können eine PDF-Datei auswählen, die auf jede erste Seite eines Formulars gedruckt wird

Drucke Formular Seite 2 - n mit Grafik

Sie können eine weitere PDF-Datei auswählen, die auf jede zweite und alle weiteren Seiten eines Formulars gedruckt wird.

Dies sind die Standard-Grafiken, die normalerweise für alle Formulare und Formate verwendet werden. Sie können in der Platin-Version aber auch für jedes Formular und jedes Format ein andere individuelle Grafik einstellen oder aber auch für einige Formate abstellen. Damit können Sie wirklich jeden Ausdruck individuell gestalten.

Editieren

Um ein Format zu ändern, lesen Sie bitte erst das Kapitel Platzhalter.

Neu

Neu erstellt 11 neue Formate für Angebot bis Brief. Es werden die Formate aus der ersten Position kopiert, damit Sie nur noch die Änderungen vornehmen müssen.

Duplizieren

Alle 11 Formate der markierten Position werden mit den Verweisen auf evtl. Grafiken kopiert.

Grafik wählen/ändern

Um eine Grafik-Datei einzustellen, doppelklicken Sie bitte auf die entsprechende Position in der Zeile.

Grafik nicht für Ausdrucke verwenden

Falls Sie fertiges Briefpapier haben, können Sie die Hintergrund-Grafik für Ausdrucke unterdrücken. Sie wird dann nur für E-Mails, Faxe oder das Speichern als PDF verwendet.

Eigene Bezeichnung für jede Formular-Art

Normalerweise gehören die 11 Formate (Angebot, Rechnung, Gutschrift,....) zu einer Format-Position und haben die gleiche allgemeine Bezeichnung.
Es gibt aber auch die Möglichkeit jeder Formular-Art eine eigene Bezeichnung zu geben, die im Auswahl-Popup-Menü erscheint. Ist keine extra Bezeichnung eingetragen, wird die allgemeine Bezeichnung angezeigt.


Drucken

Am Ende der Bearbeitung des Formulars erfolgt meistens der Ausdruck. Diese Funktion wird über diesen Befehl, oder wie bei allen Mac-Programmen üblich, über die Tastenkombination "Cmd+P" ausgelöst.

Eine Dialogbox fragt nach, ob Sie die Warenbewegung aus dem Lager abbuchen möchten.

Ist die Buchhaltung bei Ihnen auf "vereinbarte Zahlungsweise" voreingestellt, sehen Sie anschließend eine Eingabebox aus der Buchhaltung mit allen wichtigen Daten.
Das erste Gegenkonto, das Sie als Einnahmekonto markiert haben, ist bereits voreingestellt. Wählen Sie nun noch als Geldkonto das virtuelle Geldkonto "Debitor" aus und verlassen Sie diese Box mit "OK".

E-Mail mit PDF/XML-Anhang senden

Das Formular wird in eine PDF-Datei und ggf. als XML(XRechnung) gespeichert und als Anhang dem Programm Mail übergeben.
Die PDF-Dateien werden im Ordner /FirstMillion/PDFs/ archiviert.
Wenn die Alt-Taste gedrückt ist, wird eine reine Text-E-Mail, ohne Anhang, erstellt.

Als PDF speichern...

Sie können das Formular zwar auch über den Druck-Dialog als PDF speichern, aber mit diesem Menü-Punkt sparen Sie ein paar Klicks und ein sinnvoller Name und der Pfad sind bereits voreingestellt.

Als XML(XRechnung) speichern...

Sie können das Formular im maschinenlesbaren XML(XRechnung)-Format speichern.
Wenn die Alt-Taste gedrückt ist, wird die XML(XRechnung)-Datei im Editor angezeigt.
So kann sie z.B. kopiert und in einem Vadidator(z.B. https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator) überprüft werden.
Falls dort ein Fehler angezeigt werden sollte, sagen Sie mir bitte Bescheid.

Entwurf finalisieren

Wenn Sie einen Entwurf noch nicht drucken, mailen oder faxen wollen, aber trotzdem dem Formular eine Fakturierungs-Nummer und, bei Rechnungen, eine Rechnungsnummer zuweisen möchten, können Sie dies mit dieser Funktion machen.

Grafik Vorschau

Über diese Funktion wird das Formular inklusive der Grafik (siehe "Voreinstellungen/Drucken & Faxen") auf dem Bildschirm dargestellt.

Zahlungsart

Wenn die voreingestellte Zahlungsart des Kunden für dieses Formular nicht stimmt, können Sie hier die Zahlungsart schnell ändern.

An-/Teilzahlungen...

Zu einem Fakturierungsdatensatz können beliebig viele An- und/oder Teilzahlungen verwaltet werden. Wenn ein Kunde bereits Zahlungen geleistet hat, können Sie diese hier eintragen. Zu jedem Betrag können Sie das Datum und eine Bemerkung eintragen. Die Summe der Zahlungen wird in der Rechnung aufgeführt und der Zahlbetrag um diesen Betrag vermindert.

Rechnungsadresse

Sie können aus allen eingestellten Adressen wählen, welches die Rechnungsadresse für diesen Vorgang sein soll.

Lieferadresse

Sie können aus allen eingestellten Adressen wählen, welches die Lieferadresse für diesen Vorgang sein soll.
Existiert keine Lieferadresse, wird die eingestellte Rechnungsadresse verwendet.

Mitarbeiter

In jedem Faktur-Datensatz wird der Mitarbeiter gespeichert, der den Datensatz angelegt hat, sofern er unter "Einstellungen > Rechte" eingestellt wurde.
Es können dadurch der Name, Tel, Fax, Handy-Nr, E-Mail und Homepage dieses Mitarbeiters mit den Platzhaltern <KMITARBEITERxxxxx> im Formular angezeigt werden.
Über dieses Popup-Menü kann der Mitarbeiter nachträglich geändert werden. Es werden alle Personen angezeigt, die in der Personengruppe "Mitarbeiter" eingetragen sind.

Unteren Zusatztext setzen

Mit dem Untermenü kann direkt ein unterer Zusatztext ausgewählt werden, ohne extra die Zusatztexte-Box öffnen zu müssen.

Lieferbarkeit prüfen

Bevor Sie einen Vorgang durch Drucken abschließen und in die Fakturierung übertragen, kann es sinnvoll sein noch schnell einmal zu prüfen, ob alle Artikel wirklich am Lager sind und die Auslieferung erfolgen kann. Sollte diese Funktion einen Artikel in dem Formular als "nicht lieferbar" finden, so wird dies auf der Rechnung (Formular) vermerkt.

Da Sie jetzt den Kunden nicht beliefern können, empfiehlt es sich, aus dem Vorgang einen Auftrag zu machen und diesen in die Fakturierung zu übergeben. Wenn Sie wieder Ware erhalten haben, und die Artikelliste aktualisiert ist, zeigt FirstMillion mit der Funktion "Auftrag OK" aus dem Fakturierungsfenster alle offenen Aufträge an, die "nicht lieferbare" Positionen enthielten und die jetzt erledigt werden können.

Lieferzeit

Es können mit einem Klick Texte für die Lieferzeit ausgewählt werden, die über den Platzhalter <FLIEFERZEIT> in das Formular geschrieben werden.
Es können beliebig viele Texte definiert werden.

Preise & Mwst aktualisieren

Es werden alle Preise im Formular durch die aktuellen Preise in den Stammdaten ersetzt. Das ist z.B sinnvoll, wenn Sie eine lange Rechnung kopiert haben, die Preise aber veraltet sind oder der Empfänger auf mit/ohne Mwst geändert wurde.

Bestellungen erzeugen

Für alle markierten Artikel wird eine Bestellung beim jeweiligen Standard-Lieferanten des Artikels erzeugt. So können Sie z.B. für einen Auftrag alle notwendigen Artikel schnell bestellen.

Artikel ersetzen

Der markierte Artikel im Formular wird durch den markierten Artikel in den Stammdaten ersetzt. Der Preis, die Anzahl und wahlweise die Artikelbezeichnung und der Infotext werden nicht geändert.

Vom Lagerbestand abziehen/Zum Lagebestand hinzufügen

Normalerweise wird das automatisch erledigt, aber manchmal muß etwas korrigiert werden. Wenn "Einnahmen sofort nach Rechnungserstellung buchen" in den Einstellungen aktiviert ist, wird bei Bestellungen beim Hinzufügen zum Lager auch ein Buchungsdatensatz erstellt.

Erledigen

Diese Funktion macht genau das gleiche, wie die Funktion im Faktur-Fenster, nur dass Sie nicht erst ins Faktur-Fenster wechseln und den richtigen Datensatz markieren zu müssen.

Format editieren...

Mit dieser Funktion öffnen Sie den Texteditor mit dem aktuellen Druckformat. Sie finden dort alle zu diesem Druckformat gehörenden Platzhalter und könnnen nun nach Geschmack oder Bedarf Änderungen vornehmen.
Zugegeben: Dies ist nicht ganz trivial. Aber wie soll man solche Funktionalität sonst handhaben? Je mehr Freiheit der Anwender in der Gestaltung des Programms hat, desto anspruchsvoller wird auch die Anwendung. In der Anfangsphase wird es nicht nötig sein, die Layouts zu verändern. Je länger man mit FirstMillion arbeitet, desto stärker wird auch der Anreiz das Programm, auch was die Ausdrucke angeht, an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. FirstMillion schränkt Ihre Kreativität in keinster Weise ein. Was Sie über die Platzhalter wissen müssen finden Sie im Kapitel Platzhalter.
So sieht das beiliegende Druckformat der Standard-Rechnung aus:

Adresse editieren...

Es wird die Personen-Dialogbox des Empfängers geöffnet, um schnell Änderungen vornehmen zu können. Die Funktion kann auch mit einem Doppelklick auf die Position der Adresse aufgerufen werden. Wenn Sie im Dialog einen anderen Ansprechpartner auswählen, wird das im Formular gespeichert und die Platzhalter im Formular werden mit den Adressdaten dieses Ansprechpartners ausgefüllt.

Faktur-Daten editieren...

Es wird die Faktur-Dialogbox mit allen Daten aufgerufen. Sie können z.B Ihr/Unser Zeichen oder die Zahlart ändern.

Oberen/Unteren Zusatztext editieren...

Über und unter den Artikeln können Sie Texte frei eingeben. Hier kann ein Hinweis auf die Lieferzeit bestimmter Artikel stehen oder bei einer Reparatur der Reparaturbericht usw. Der Texteditor öffnet sich über diese Funktionen oder durch einen Doppelklick auf den Text im Formularfenster.
Für den Fall, dass Sie regelmäßig die gleichen Zusatztexte benötigen, können diese in den #OZ-Zeilen für den oberen Text und in den #Z-Zeilen für den unteren Text voreingestellt werden. In diesen Texten können Sie auch Platzhalter einbauen, die dann von FirstMillion automatisch mit dem passenden Inhalt versehen werden. Außerdem sind in der Platin-Version Bilder möglich.
Wenn Sie häufig verwendete Texte nicht in die Formate schreiben möchten, gibt es die Möglichkeit beliebig viele Texte zu speichern, die einfach über ein Menü eingefügt werden können.
Über den Menü-Punkt "Liste editieren..." können die Einträge benannt, umsortiert oder gelöscht werden.
Diese Texte werden im Netzwerk auch synchronisiert.

Duplizieren

Über diese Funktion können Sie ein komplettes Fakturierungsformular kopieren und mit einem anderen Adressaten versehen.
Ziehen Sie nach dem Duplizieren den neuer Empfänger per Drag&Drop aus der Personenliste in das Formular.

Netto

Auch wenn Sie in der Zahlungsart die Ausgabe auf Bruttodarstellung voreingestellt haben, können Sie mit diesem Schalter auf die Nettodarstellung umschalten. Voraussetzung ist, dass das entsprechende Druckformat des zu bearbeitenden Formulars die Platzhalter für die Nettoausgabe enthält. Die Zeilen für die Nettoberechnung beginnen immer mit einem '#N'. Die im Programmpaket enthaltenen Druckformate sind für Netto- und Bruttoausgabe vorbereitet.

Skonto

Ebenso wie Sie eine Rechnung von Brutto auf Netto umschalten können, läßt sich die Skontoberechnung bei Bedarf ein- oder ausschalten. Diese Funktion kann nur arbeiten, wenn sich die Platzhalter für die Skontoberechnung im Layout befinden (hierfür sind die Zeilen #S im Layout zuständig). 

Rabatt

Dieser Knopf schaltet die Berechnung eines globalen Rabattes (siehe Voreinstellungen/Allgemein) aus oder ein.

Versteckte Spezial-Funktion:
Bei Alt-Klick auf die Rabatt-Checkbox wird der Rabatt für einen einzelnen Artikel auf den Gesamtpreis statt auf den Einzelpreis berechnet. Das ist evtl. sinnvoll für große Stückzahlen bei kleinen Einzelpreisen.

Gewicht

Das in der Artikelliste eingegebene Gewicht einer Ware kann mit in ein Fakturierungsformular gedruckt werden. Voraussetzung dafür ist, das die Zeile #G im Layout mit dem Platzhalter <FGEWICHT> existiert. FirstMillion addiert dabei Anzahl und Gewicht eines jeden Artikel.

Euro

Mit diesem Knopf kann abweichend von der Einstellung der Hauptwährung unter "Einstellung/Allgemein" zwischen den Währungen umgeschaltet werden. Die Umrechnung findet dann entsprechend dem eingestellten Faktor für den Euro statt. So läßt sich trotz der Hauptwährung Schweizer Franken schnell mal eine Rechnung in Euro drucken und umgekehrt.

Mitglieder

Mit diesem Schalter kann die Ausgabe von Gruppenmitgliedern bei einer Warengruppe ein- oder ausgeschaltet werden.