Sie haben für jede Fakturierungsart beliebig viele Layouts zur Auswahl. Die Auslandsrechnung kann dabei prinzipiell anders gestaltet sein, als eine Inlandsrechnung. Eine E-Mail-Rechnung ist dann anders aufgebaut als die Faxnachricht.
FirstMillion hilft Ihnen bei der Erstellung von Briefen, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen und Einkäufen. In diesem Programmteil treffen alle Daten aufeinander und die notwendigen Informationen werden in die zugehörigen Datenfelder geschrieben.
So wird der Rechnungsbetrag in die Buchhaltung übergeben, der Gegenstand
der Rechnung also die verkauften Artikel werden aus den Artikelstammdaten geholt
und die Anschrift des Kunden liefert Ihre Kundendatei. Dabei achtet die Artikelstatistik
darauf, ob die angewählten Waren am Lager sind, sofern Sie diese Funktionalität wünschen und aktiviert haben.
Die meisten Geschäftsvorfälle beginnen mit der Erstellung eines Angebotes.
Wird das Angebot vom Kunden angenommen, so wird es aus der Fakturliste wieder
aufgerufen und kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Sie können natürlich, auch ohne ein Angebot zu erstellen, gleich eine Rechnung schreiben.
Bei der Rechnungserstellung überprüft das Programm erneut, ob die
Waren immer noch am Lager sind. Sie haben dann die Möglichkeit, bestimmte
Positionen Ihres Angebotes aus der Rechnung zu entfernen, oder noch weitere
hinzuzufügen. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Preise neu
zu kalkulieren.
Nach einer einstellbaren Zeitspanne wird diese Rechnung, wenn sie noch nicht
beglichen wurde, im Fakturfenster als überfällig angezeigt und kann
dann per Mausklick in eine Mahnung umgewandelt werden.
Auch Ihr Warenlager ist über die Artikelstatistik mit dem Programmteil
"Fakturierung" verknüpft. So können Sie leicht und bequem
Ihre Einkäufe bei Ihren Lieferanten tätigen. Das Programm schlägt
Ihnen zu jedem Lieferanten die nachzubestellenden Artikel vor, die Sie dann
als Bestellung ausdrucken oder faxen können. Die Kriterien für die
Nachbestellvorschläge legen Sie selbst für jeden Artikel getrennt
fest.
Darüber hinaus verwaltet das Programm auch offene Aufträge, die
aufgrund zu geringen Lagerbestands nicht sofort erledigt werden können.
Damit Sie entsprechend Ware bestellen können, werden Ihnen die Artikel
mit den entsprechenden Stückzahlen auf Knopfdruck angezeigt. Nach dem Aktualisieren
des Lagers bei einer Nachlieferung zeigt Ihnen das Fakturierungsfenster die
Aufträge, die jetzt ausgeführt und in Rechnungen umgewandelt werden
können.
Folgende Fakturierungsvorgänge sind in FirstMillion möglich:
Angebote
offene Aufträge
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Rechnungen
Zahlungserinnerung, 2. und 3. Mahnung
Materialeinkäufe (Bestellungen)
Gutschriften
Briefe
Alle Dokumente, die Sie in FirstMillion anlegen, wandern in die Fakturierung,
wo Sie wie bereits aus den anderen Programmteilen bekannt, in einer Fensterliste
verwaltet werden.
Alle Fenster in FirstMillion verfügen über einen Autolocator. Sie
aktivieren lediglich das Fenster, sortieren und filtern eventuell vorab den
Inhalt (Zeitraum, Nur Mahnungen, usw.) und tippen anschließend einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte, Suchbegriffe
ein. Sie sehen sofort alle Datensätze, die alle Suchbegriffe enthalten.
Dabei können auch Teile eines Wortes verwendet werden.
Alle neuen Formulare (Angebote, Rechnungen,...) sind zunächst im Entwurfsstatus. Das heißt, sie haben noch keine Fakturierungsnummer.
Beim drucken, faxen, emailen oder über den Befehl "Entwurf finalisieren" erhält der Datensatz eine Fakturierungsnummer
und Rechnungen noch zusätzlich eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem wird das Lager aktuallisiert und ggf. ein Buchungsdatensatz erstellt.
Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt und Ihnen einen entsprechenden Auftrag erteilt,
können Sie diesen Datensatz aus dem Fenster "Fakturierung" aufrufen
und in eine Auftragsbestätigung, Lieferschein und eine Rechnung umwandeln.
Das Fenster "Fakturierung" erreichen Sie durch Drücken der F5-Taste.
Das Fenster zeigt Ihnen die Fakturierungsnummer, das Datum, den Umsatz (Wert),
die Kunden- (Lieferanten)nummer, den Kunden- (Lieferanten)namen und die Bemerkungszeile.
Nach dem Start von FirstMillion öffnet sich immer zuerst das Fakturierungsfenster
mit einer Liste der Vorgänge, deren Frist abgelaufen ist. Sie sehen also
sofort wer noch nicht gezahlt hat, welcher Auftrag heute ausgeführt werden
muß und welcher Datensatz mit einem Erinnerungsdatum zu dem aktuellen
Tag versehen ist.
Die Eintragungen in diesem Fenster lassen sich ebenfalls durch einen Klick auf
die Infozeile nach dem angeklickten Kriterium sortieren.
Ein Klick auf einen Fakturierungsdatensatz mit gedrückten Alt-Taste setzt den Filter
"Nur markierter Kunde", sodass alle Datensätze dieses Kunden zu sehen sind, ohne den Kunden in der Personen-Liste anklicken zu müssen.
Filterfunktion
nur Frist vorbei
Dieser Filter zeigt alle Vorgänge an, deren Frist abgelaufen ist.
nur Auftrag OK
Sie sehen mit diesem Filter nur die offenen Aufträge, die abgearbeitet
werden können. Kriterium hierfür ist, daß alle Ware in ausreichender
Menge vorhanden ist.
Nur mark. Personen
Wenn Sie bei den Personenstammdaten einen Eintrag markiert haben, zeigt dieser
Filter alle vorhandenen Fakturvorgänge zu diesem Kunden an.
Wenn beim Anklicken eines Personen-Datensatzes die Alt-Taste gedrückt ist, so wird auch das Fakturierungs-Fenster geöffnet oder nach vorne geholt und der Filter 'Nur mark. Personen' gesetzt. So können Sie mit einem Klick alle Fakturierungs-Vorgänge zu einem Kunden sehen.
Nur markierter Artikel
Dieser Filter arbeitet analog zu "nur aktueller Kunde". Es werden
alle Vorgänge angezeigt, die die in der Artikelliste markierten Artikel
enthalten.
Nur Geänderte
Sie sehen mit diesem Filter nur die Einträge, die seit dem
letzten Programmstart verändert , oder neu angelegt wurden.
Nur Markierte
Nur Gruppen/Projekt-Auswahl
Pop-Up-Menü "Funktion"
In diesem Pop-Up-Menü befinden sich die speziellen Funktionen für
die Fakturierung.
Erledigen (Zahlungseingang
erfolgt)
Mit der Auswahl der Funktion "Erledigen" wird der Fakturierungssatz
als erledigt markiert und im Speicher behalten, aber aus der Liste ausgeblendet.
Handelt es sich um eine Rechnung, so passiert noch etwas mehr, entsprechend
dem eingestellten Prinzip Ihrer Buchführung.
Wenn Sie eine Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten"
Zahlung führen, erfolgt die Einnahmebuchung erst, wenn die Rechnung aus
der Fakturliste aufgerufen, das Rechnungsdatum geändert und die Funktion
"Erledigen" ausgeführt wurde.
Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter" Zahlung, der gängigen
Form, ist der Betrag bereits nach dem Drucken der Rechnung als Einnahme auf
ein Debitoren Geldkonto gebucht worden. Das Aufrufen der "Erledigen"-Funktion
öffnet diesen Datensatz, und Sie können jetzt das Geldkonto eintragen
auf dem der Zahlungseingang erfolgte.
Sie erhalten für den Fall, dass Skonto aktiviert war eine Dialogbox, die Sie noch einmal fragt, ob wirklich Skonto gezogen wurde. Für diesen Fall erscheint erst nach Beantwortung dieser Frage die Buchungsbox, entweder mit oder ohne Skonto.
Wenn die Alt-Taste gedrückt ist, wird eine zusätzliche Debitor-Buchung erstellt, auch wenn in den Einstellungen "Beim Erledigen neue Debitor/Kreditor-Buchung(en) erstellen" nicht aktiviert ist.Forderungen/Verbindlichkeiten
Diese Funktion zeigt Ihnen die Summe der noch offenen Lieferscheine/Rechnungen und stellt diesen Betrag den noch offenen Gutschriften/Bestellungen (Einkäufen) gegenüber.
Sie erhalten hier die Netto- wie auch die Bruttobeträge angezeigt. Diese
Funktion hilft Ihnen zu jeder Zeit, eine Aussage über die Liquidität
Ihres Betriebes machen zu können.
Datensätze zusammenfassen
Stapeldruck
Als E-Mail senden
Listen Ausgabe
Sie können die Daten der Fakturierung wie in allen anderen Programmteilen
auch über die Platzhalter entweder ausdrucken, oder in eine Datei ausgeben.
Welche Platzhalter vorgesehen sind, und wie die Drucklayouts erstellt werden
erfahren Sie im Kapitel Listen-Ausgabe.
Gruppe/Projekt zuordnen
Farbe zuordnen
DPD exportieren
Es werden nur Datensätze angezeigt, die vom eingestellten Mitarbeiter angelegt wurden
Dieser Schalter zeigt in der Fensterliste auch die Fakturierungsvorgänge
an, die bereits als erledigt markiert wurden.