Alle Daten die für eine reibungslose Geschäftsabwicklung notwendig sind, werden in diese Dialogbox eingetragen. Die Übergabe erfolgt automatisch durch FirstMillion je nach Stand der Bearbeitung aus den entsprechenden Programmteilen.
Hier steht das Datum zu den verschiedenen Stufen der Fakturierung bzw. das
Datum zu dem ein Brief erstellt wurde. Das Datum wird automatisch hier eingetragen, wenn der Fakturvorgang gedruckt wird. Das Datum ist jedoch für den Fall der Fälle editierbar.
Angebot:
Das Datum an dem Sie diesen Vorgang als Angebot bearbeitet haben, wird vom Programm in diese Dialogbox übertragen. Dieses Feld ist wie alle weiteren editierbar, das heißt Sie können das Datum, falls notwendig, noch ändern.
Auftrag:
Hier findet sich das Datum an dem Ihnen der Kunde denAuftrag erteilt hat, und dass Sie bei der Rechnungserstellung unter "Auftrag vom" eingetragen haben.
Bestätigung:
Hier steht das Datum an dem Sie den Auftrag durch eine schriftliche Auftragsbestätigung
angenommen haben.
Lieferschein:
Wenn Sie eine Ware ausliefern, werden Sie in der Regel einen Lieferschein benötigen.
Das Datum, an dem Sie einen Lieferschein drucken wird vom Programm an diese
Stelle übertragen.
Rechnung:
Dieses Feld bekommt das Datum, an dem Sie die Rechnung zu diesem Fakturierungssatz
gedruckt haben.
Zahlungserinnerung, 2. Mahnung,
3. Mahnung:
Wenn das Programm feststellt, dass der in der Dialogbox "Parameter"
eingestellte Zeitraum für das Mahnverfahren abgelaufen ist, so erscheint
nach dem Programmstart die Fensterliste der Fakturierung mit den zur Zeit überfälligen
Rechnungen. Sie haben jetzt die Möglichkeit diese Rechnungen durch einen
Doppelklick aufzurufen und als Mahnung auszudrucken oder noch zu ignorieren.
Entscheiden Sie sich für ignorieren, so werden diese Rechnungen beim nächsten
Programmstart wieder angezeigt. Rufen Sie diese Rechnungen jedoch auf und schreiben
dem säumigen Zahler eine Mahnung, so trägt das Programm hier das Datum
der 1. Mahnung ein. Ganz entsprechend zur 1. Mahnung verfährt das Programm
bei der 2. und 3. Mahnung. Wenn die Frist für die 2. Mahnung abgelaufen
ist, würde beim Programmstart eine überfällige 1. Mahnung genauso
im Fakturierungsfenster angemahnt werden, wie eine abgelaufene Rechnung.
Gutschrift:
Es kann schon einmal vorkommen, dass Sie Ware zurückbekommen. Sie
müssen dann für den Wert der zurückerhaltenen Ware eine Gutschrift
an den Kunden schicken. Das Datum an dem dies erfolgte, wird vom Programm hier
eingetragen.
Bestellung:
Dieses Datumsfeld steht für Einkäufe zur Verfügung.
Wenn Sie also Ihre Lagerbestände durch eine halbautomatische Nachbestellung auffüllen, trägt das Programm das Datum, an dem die Bestellung gedruckt wurde, hier ein.
Brief
FirstMillion kann auch verwendet werden um die tägliche Korrespodenz
mit Ihren Kunden und Lieferanten zu organisieren. Das Datum, zu dem der Brief
erstellt wurde, steht in diesem Feld.
Hier steht die Kundennummer die für diesen Kunden in der Kundendatei eingetragen
wurde. Darunter steht zur besseren Übersicht auch noch der Kundenname im
Klartext.
Buchungsnummer
Hier steht die Nummer, unter der zu diesem Fakturierungsvorgang ein Buchungsbeleg
angelegt wurde.
Netto- und Bruttobetrag
Der Umsatz dieses Fakturierungsvorgangs ist hier eingetragen.
Anzahlung
Wenn ein Kunde bereits eine Anzahlung geleistet hat, können Sie diese hier eintragen.
Die Anzahlung wird in der Rechnung aufgeführt und der Zahlbetrag um diesen Betrag vermindert.
Textfeld für Bemerkungen
Status-Flags
Auf der rechten Seite der Dialogbox stehen nun noch einige Flags, aus denen
Sie den Bearbeitungsstand sofort erkennen können.
Gebucht
Ist der Knopf gesetzt, wissen Sie, dass es bereits einen Buchungsbeleg
gibt.
Wenn Fakturierungssätze nicht mehr benötigt werden, können Sie diese aus der Liste löschen. Viel sinnvoller
ist es jedoch diese Daten weiter aufzuheben, um vielleicht einmal nachzusehen
was der Kunde damals bestellt hatte, oder welcher Zusatztext mit ausgedruckt
worden war. Damit die alten Daten das Fenster "Fakturierung" nicht
unnötig belegen, können Sie diese als "Erledigt" markieren
und aus der Liste ausblenden. Dieser Knopf zeigt Ihnen, dass dieser Datensatz
als erledigt markiert wurde. Das hat übrigens auch eine besondere Bedeutung
für eine Rechnung. Das Flag "Erledigt" zeigt Ihnen dann an, dass die Zahlung erfolgt ist.
An diesem Flag können Sie erkennen, dass dieses Formular bereits
gedruckt wurde. Dieses Flag ist wichtig für die Stapeldruckroutine.
Dieses Flag wird gesetzt, wenn das Formular über CoMa als Fax den Rechner verlassen hat.
Wird das Formular als E-Mail verschickt, wird dieser Knopf aktiviert.
Mit diesem Pop-Up-Menü können Sie individuell für diese Rechnung eine andere Zahlart einstellen,
als in der Kunden-Dialogbox vorgegeben ist.
In Abhängigkeit der Zahlart wird im Formular die Zeile #Ux gedruckt.
