Trennfeld
Wenn Sie von der Möglichkeit der Erstellung von Warengruppen Gebrauch
machen wollen, so können Sie die Gruppen im Artikelfenster auch optisch
von einander trennen. Hierfür rufen Sie wie gewohnt eine leere
Dialogbox auf. In dem Textfeld geben Sie eine Bezeichnung für eine Warengruppe
ein. Z. B. möchten Sie die Softwareprodukte von den anderen Eintragungen
abheben. Hier könnte ein Trennfeld mit dem Namen "Software" über
allen Softwareartikeln stehen. Geben Sie vor und hinter dieser Bezeichnung Bindestriche
ein, damit der Text etwa in der Mitte des Textfeldes steht. Anschließend
setzen Sie noch die Positionsnummer ein, oder ziehen den Artikel per Drag&Drop
an die gewünschte Position.
Position
Sie können neue Artikel an jede von Ihnen gewünschte Position im
Artikelfenster plazieren. Hierdurch wird es möglich, Artikel die neu oder
nachträglich aufgenommen werden, in einer bestimmten Warengruppe, oder
am Anfang der Liste erscheinen zu lassen. Wenn Sie hier keine Vorgaben machen,
werden die Neueinträge mit aufsteigender Positionsnummer in das Artikelfenster
übernommen und an die Liste angehängt. Sie können die Artikel
allerdings auch per Drag&Drop positionieren, wenn die Liste nach Position
sortiert ist.
Inaktiv
Falls Sie Artikel in der Liste haben, die Sie zur Zeit nicht benötigen, können Sie diese als inaktiv markieren und aus der Liste wahlweise ausblenden um die Übersicht zu erhöhen.
Artikel, die in alten Rechnungen enthalten sind, sollten Sie nicht löschen.
Warengruppen
Sie können beliebig viele Warengruppen definieren und einen Artikel in eine oder auch mehrere Warengruppen einordnen.
Im Filter-Popup-Menü kann die Artikel-Liste auf eine oder auch mehrere Warengruppen beschränkt werden oder die Liste kann nach Warengruppen sortiert werden.
Bezeichnung
Dieses Feld enthält die Bezeichnung für den Artikel. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen aus.
Artikelnummer
Sie können für Ihre
Artikel sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Artikelnummer eingegeben
haben, so erscheint beim Verlassen der Dialogbox eine Warnbox und weist Sie auf diesen Umstand hin.
Infotexte
Hier lassen sich Zusatztexte für einen Artikel, oder Anmerkungen abspeichern.
Die Infozeilen werden zusammen mit dem Artikeltext in die Formulare übernommen.
Dieser Infotext läßt sich in den Formularen noch editieren. Sie
können somit sehr individuelle Rechnungen erstellen. Eine wichtige Voraussetzung gerade für Handwerker.
In der Platin-Version ist es möglich Bilder in den Text einzufügen sowie beliebig viele Info-Texte einzugeben, die Sie für jede Rechnung getrennt auswählen können.
Dadurch können Sie z. B. verschiedene Sprachen oder Farben, Größen, Formen,... zu einem Artikel angeben.
Die ersten 8 Infotexte können auch mit den Zeilen #I1 <AINFO> bis #I8 <AINFO> in der Listenausgabe ausgegeben werden.
Im Infotext können auch Platzhalter enthalten sein.
Über den Menü-Punkt "Liste editieren" können die einzelnen Infotexte benannt, umsortiert oder gelöscht werden.
Verkaufspreise
Zur Eingabe des Verkaufspreises stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten
offen. Sie können den Preis als Bruttopreis eingeben, also den Verkaufspreis
inklusive der Mehrwertsteuer, oder als Nettobetrag exklusive der Mehrwertsteuer.
In beiden Fällen rechnet das Programm natürlich die fehlende Größe
sofort aus. Welche Größe das Programm aber abspeichert entscheidet
der Knopf "Nettopreis speichern". Ist er aktiviert, wird dieser Artikel
mit dem Nettopreis gespeichert. Ändert sich die Mehrwertsteuer irgendwann, so bleibt der Nettopreis erhalten, aber der Bruttopreis steigt.
Wird dagegen der Bruttopreis abgespeichert bleibt auch bei einer Steueränderung
der Bruttopreis erhalten, allerdings sinkt der Nettopreis und damit Ihre Gewinnmarge.
FirstMillion ermöglicht Ihnen 5(Platin, sonst 3) Staffelpreise für jeden Artikel
zu definieren. In das Feld "ab" können Sie die Anzahl einsetzen,
ab der das Programm automatisch diesen Preis verwendet. Sie können auch
bereits in der Kundendatei einem Kunden fest einen der Staffelpreise
zuordnen.
Individuelle Kundenpreise
Es besteht die Möglichkeit für jeden Artikel und für jeden Kunden oder jede Personengruppe individuelle (Staffel-)Preise festzulegen.
In einer eigenen Listbox können die Kunden/Personengruppe über ein Popup-Menü ausgewählt werden. In diesem Popup-Menü erscheinen
alle Kunden, die auch in der Personen-Liste zu sehen sind. Sie können die Personen-Liste vorher filtern, um ein übersichtlicheres Menü zu erhalten.
Jeder Preis kann eine Bezeichnung erhalten.
Zusätzlich kann ein Rabatt-Prozentsatz zugewiesen werden, der auch im Formular in der Rabatt-Spalte angezeigt werden kann.
Preiseinheit
Durch die Preiseinheit sind auch Preise mit krummen Cent-Beträgen möglich. z.B. 1000 Widerstände kosten € 37,90 = € 0,0379 pro Widerstand.
Gewinnspanne
Die Gewinnspanne als Betrag und Prozentsatz wird für den VK angezeigt, der angeklickt wurde.
Sie können neue VKs berechnen lassen, wenn Sie die Gewinnspanne editieren.
Wenn mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen EKs vorhanden sind, wird der EK des sichtbaren Lieferanten zu Grunde gelegt.
Euro
Sollte die Hauptwährung bei Ihnen nicht Euro sein, so können Sie über diesen Knopf die Preise dieses Artikels dennoch in Euro abspeichern. Der Betrag erscheint dann in der Artikelliste kursiv.
Auch wenn Sie eine Rechnung in einer Zweitwährung erstellen, ist dieser Artikel kein Problem, da FirstMillion automatisch den Eurobetrag in die Zweitwährung umrechnet und in die Rechnung einfügt.
Maßeinheit
Normalerweise können Sie die Maßeinheit mit in die Artikelbezeichnung schreiben.
Falls Sie aber eine extra Spalte für die bündige Darstellung in der Rechnung realisieren möchten,
können Sie dieses extra Feld mit dem Platzhalter <AEINHEIT> nutzen.
Über den "Anpassen..."-Menüpunkt können häufig verwendete Einheiten voreingestellt werden.
Gewicht
In dieses Feld wird das Gewicht des Artikels eingetragen. Sie können mit
dem Knopf "Gewicht" in der Kopfzeile "Formular" das Gewicht
aller Artikel einer Rechnung aufaddieren und mit der Rechnung ausdrucken lassen.
So können gewichtsabhängige Transportkosten ermittelt werden. Die
Eingabe geschieht üblicherweise in Gramm. Damit das auch funktioniert,
muß der Platzhalter <FGEWICHT> im Formular stehen.
Man kann hier auch das Volumen eines Artikels eingeben und erhält auf
der Rechnung eine Angabe über den benötigten Rauminhalt dieser Lieferung.
Daraus lassen sich dann die Beiladekosten berechnen.
Höhe/Breite/Tiefe
Hier können Sie die Maße des Artikels oder der Verpackung angeben. Daraus kann das Volumen einer Lieferung berechnet werden.
Lagerort
Hier können Sie den Lagerort des Artikels angeben.
Bestand und Soll
Wenn Sie den Überblick über Ihr Warenlager nicht verlieren wollen
(Inventur), helfen Ihnen diese beiden Eingabefelder.
In das Feld "Bestand" geben Sie den Warenbestand dieses Artikels
ein. Sie dürfen bei Nachlieferungen natürlich nicht vergessen, den
Bestand zu aktualisieren.
Bei "Soll" tragen Sie den Minimalwarenbestand dieses Artikels ein.
Sie können sich über die Filterfunktion die Artikel anzeigen und anschließend
auch ausdrucken lassen, deren Sollwert unterschritten wurde. Die Artikel mit
zu geringem Warenbestand erscheinen dann in der Fensterliste. Wenn Sie eine
Null im Feld "Soll" stehen haben, wird der Bestand dieses Artikels
nicht überprüft. Das ist immer dann sinnvoll, wenn dieses Produkt
nicht nachbestellt werden muß, wie zum Beispiel Arbeitsstunden, Reparaturpauschalen
und ähnliches. Ist Soll < 0 wird der Bestand auch nicht verändert.
Wenn Sie mittels der Fakturierung eine Nachbestellung schreiben, können
Sie die dadurch erhaltenen Waren auch automatisch in Ihre Lagerverwaltung einfügen
lassen. Immer wenn Sie eine Bestellung als erledigt markieren, werden Sie in
einer Dialogbox gefragt, ob Sie die Ware zum Lager addieren möchten.
Auftrag und Bestellt
Diese Angaben sind wohl die wichtigsten Zahlen für einen reibungslosen
Warenverkehr. FirstMillion trägt unter "Auftrag" die Menge der
vorgemerkten Artikel ein. Die Grundlage hierfür ist die Zahl der in offenen
Aufträgen stehenden Artikel.
Im Feld "Bestellt" sehen Sie die Stückzahl der Artikel,
die sich in nicht erledigten Bestellungen befinden und noch nicht zum Lager addiert wurden. Aus dem Vergleich beider
Zahlen können Sie sofort erkennen, ob eine weitere Bestellung notwendig
ist.
Verkauft
Alle Stückzahlen, die von diesem Artikel bisher verkauft wurden, werden
in diesem Feld aufaddiert.
EAN (European Article Number)
Wenn hier der EAN-Code eines Artikels eingetragen ist, lassen sich Artikel z.B. schnell mit einem Barcode-Scanner finden. (nur Platin)
Bundle-Mitglieder editieren
In der Liste können Bundle-Mitglieder editiert, entfernt, hinzugefügt oder per Drag&Drop umsortiert werden.
Es kann für ein Bundle-Mitglied auch optional ein Preis angegeben werden, der von den Stammdaten abweicht,
um den Bundlepreis zu berechnen.
Falls Sie sehr viele Artikel haben, kann es mühsam werden neue Bundle-Mitglieder über das Popup-Menü auszuwählen.
Deshalb ist es möglich durch einen Wortfilter die Anzahl der Einträge im Menü einzuschränken.
Wenn Sie "Mitglieder einzeln mit Preis ins Formular einfügen" aktivieren, werden die Bundle-Mitglieder, wie normale Artikel mit eigenem Preis ins Formular eingefügt. Das ist praktisch, wenn Sie oft mehrere gleiche Artikel ins Formular einfügen möchten.
Lieferanten
In der Platin-Version können beliebig viele Lieferanten mit unterschiedlichen Bestellnummern und Staffel-EKs angelegt werden.
Als Bestellnummer müssen Sie die Bezeichnung eintragen, die der Lieferant verwendet.
Bei einer Bestellung wird automatisch die richtige Bestellnummer und der richtige Staffelpreis für den angewählten Lieferanten verwendet.
Für einige Berechnungen (Warenwert, Gewinn) ist der EK eines Artikels wichtig. Sollten verschiedene EKs eingestellt sein, wird der EK des sichtbaren Lieferanten verwendet.
Für EK-Preise können auch Preiseinheiten angegeben werden. Wenn eine Mindestbestellmenge(MindestBM) eingetragen ist, so wird diese bei Bestellungen als Voreinstellung verwendet.
Noch ein Trick für die Erstellung Ihrer Artikeldatei:
Wenn Sie viele Artikel von einem Lieferanten eingeben müssen, können
Sie sich die Auswahl des Lieferanten ersparen. Klicken Sie den Lieferanten
vor dem Aufrufen der Artikelliste in der Personenliste an. Alle
Dialogboxen die jetzt zur Eingabe neuer Daten erscheinen, haben automatisch
diesen Lieferanten voreingestellt.
Bemerkung
Diese Zeile dient zur Notierung einer Bemerkung zu diesem Artikel, die auch in der Artikel-Liste angezeigt wird.
Websites
Es können zu jedem Artikel beliebig viele Websites eingetragen werden, die mit einem Klick aufgerufen werden können.
Mehrzeiliges Notizfeld
Dieses Notizfeld kann mit dem Slider darüber vergrößert werden.
Bild
Ein Artikel-Bild kann über das Clipboard, per Drag&Drop oder das Context-Menü eingefügt werden.
Es wird auf 128*128 Pixel skaliert und direkt in den Artikeldaten gespeichert. Es benötigt etwa 65 kByte Speicher. (Auf Retina-Macs ca. 262 kB)
Wenn Ihr Mac eine Kamera hat, können Sie mit der Platin-Version auch direkt aus FirstMillion ein Bild aufnehmen.
Erinnerung
Für den Fall, dass Sie an einen Artikel, z.B. zur Nachbestellung, erinnert werden möchten, können
Sie ein Erinnerungsdatum aktivieren. Nach dem Start von FirstMillion wird dann dieser Datensatz im Artikel-Fenster
ab dem gewünschten Datum angezeigt.
Zusätzlich wird diese Erinnerung auch in den Apple Kalender übertragen.
Anhänge
FirstMillion kann zu jedem Artikel-Datensatz beliebig viele Dokumente speichern.
Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag&Drop in die Anhänge-Listbox oder einfach in den Artikel-Dialog. Die Dateien werden kopiert und in einem
frei wählbarem Ordner gespeichert. Wenn Sie mit der Netzwerk-Version arbeiten, sollte der Ordner an einem Ort liegen, auf den alle Macs Zugriff haben.
Durch einen Doppelklick auf den Dateinamen, wird das Dokument mit dem Standard-Programm angezeigt.
Die Dateien können auch per Drag&Drop aus der Anhänge-Box in D&D-fähige Programme (z.B. Finder, Apple Mail, ….) kopiert werden.
Zu jeder Datei können Sie auch eine Beschreibung eintragen.
Als Voreinstellung speichern
Mit diesem Knopf können Sie bestimmte Eingaben in diese Dialogbox als
Voreinstellung abspeichern. Wenn Sie eine neue, leere Box aufrufen sind diese
Felder schon entsprechend ausgefüllt.
