Das Finanzamt stellt an eine EDV-unterstützte Buchhaltung einige Forderungen,
sofern dieses Programm bei einer Buchprüfung als alleiniger Nachweis
für eine ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Diesen
Anspruch will FirstMillion gar nicht erst erheben, da sich dadurch erhebliche Nachteile in der Bedienbarkeit des Programms ergeben,
die gar nicht notwendig oder zwingend sind. Der wesentliche Punkt dieser Bestimmungen
besagt, daß in EDV-Buchführungen keine nachträglichen Änderungen
vorgenommen werden dürfen. Wenn Sie sich zum Beispiel bei der Eingabe eines
Betrages vertippt haben, so dürfen Sie diesen Buchungssatz nicht mehr aufrufen,
sondern müssen eine zweite Buchung vornehmen, die den Betrag entsprechend
korrigiert. Unser Programm enthält bewußt diese Korrekturmöglichkeit.
Daraus folgt zwingend, daß die Daten auf der Diskette oder Festplatte
dem Fiskus nicht als ordentliche Buchführung genügen. Sie müssen
deshalb bei einer Buchprüfung die Buchungsbelege, sowie die monatlich ausgedruckten
Kontenblätter ordentlich abgeheftet als Ihre "nachvollziehbaren"
Bücher vorlegen. Derartige Unterlagen sind aber ohnehin vorgeschrieben!
Sie sehen es ist kein echter Nachteil für Sie, und bereits nach dem dritten
Vertippen werden Sie es sehr zu schätzen wissen, einen Buchungsbeleg erneut
aufrufen zu können.
Darüber hinaus müssen Sie sich überlegen, auf welches Datum
Sie Ihre Buchhaltung abstellen wollen.
Prinzipiell stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl.
Buchhaltung nach "vereinbarter
Zahlung"
Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit dem Datum der Rechnungserstellung in
die Bücher übernommen, in der Fachsprache nennt man das eine Buchhaltung
nach "vereinbarten Zahlungen". Oder die Buchung erfolgt mit dem Datum
an dem die Geldbewegung auf dem Geldkonto erfolgte, in diesem Fall handelt es
sich um eine Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlungen".
Für den ersten Fall müssen Sie bei einer Umsatzsteuervoranmeldung
eine vielleicht noch nicht vorhandene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen.
Für die erste Methode spricht, daß man sich nicht um das Datum der
Geldbewegung kümmern muß, sondern lediglich das Datum der Rechnungserstellung
verwendet. Andernfalls müßte das Rechnungsdatum beim Aufrufen aus
der Fakturierung verändert werden. Dies muß dann auch auf dem Rechnungsformular
vermerkt werden.
Buchhaltung nach "vereinnahmter
Zahlung"
Arbeiten Sie nach dem Prinzip der vereinnahmten Gelder, so wird die Umsatzsteuer
nur von bereits bezahlten Ein- und Ausgaberechnungen ermittelt. Diese Form der
Buchführung muß jedoch beim zuständigen Finanzamt formlos beantragt
werden. FirstMillion ist für beide Varianten vorbereitet.
Je nach dem welche Form Sie verwenden, werden Rechnungen die mit FirstMillion
erstellt wurden unterschiedlich behandelt. Die Einstellung der gewünschten
Variante erfolgt bei den Voreinstellungen unter Allgemein.
Bevor Sie mit der Eingabe von Buchungsbelegen beginnen, sollten Sie sich einige
Gedanken über den Kontenrahmen machen, mit dem Sie arbeiten wollen. Bedenken
Sie, je kleiner Sie den Kontenrahmen wählen, desto leichter behält
man den Überblick. Wenn Sie sich auf 22 Gegenkonten und 10 Geldkonten
beschränken können, haben Sie diese Konten in der Buchungsdialogbox
immer im direkten Zugriff und müssen nicht in den Pop-Up-Menüs scrollen!
Für kleinere Betriebe sollte dies auf jeden Fall möglich sein. Der
Kontenrahmen nach dem ersten Start des Programms ist aus diesem Grund bewußt
klein gehalten.
Je nach Art ihres Gewerbes werden Sie bestimmte Konten für
die Auflistung Ihrer Ausgaben benötigen. Zu diesen Ausgabekonten (Gegenkonten)
haben Sie auch Geldkonten einzurichten. In der Buchhaltung versteht man darunter
Bank-und Girokonten sowie Bargeldkonten. FirstMillion verwendet auch virtuelle
Geldkonten für AfA (Abschreibung für Abnutzung) Güter.
Auf diese Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben gebucht. Im Gegensatz zur
bilanzierenden Buchhaltung müssen die Salden der Gegenkonten nicht mit
den Salden der Geldkonten abgestimmt werden.
Im folgenden wird nur auf die Konten eingegangen, die eine Besonderheit haben,
oder die in der Buchhaltung von FirstMillion sinnvoll bis notwendig sind.
Sie finden im Kapitel Kontenrahmen eine Auflistung für einen kompletten Kontenrahmen für das Handwerk, sowie für einen Großhandel aufgelistet. Die überwiegende Mehrzahl dieser Konten werden Sie nicht benötigen. Die beiden als Beispiel aufgeführten Kontenrahmen Buchungen Handwerk sowie Buchungen Großhandel sind bereits sehr ausführlich und enthalten eine Vielzahl von Konten und Kontenklassen, die Sie vielleicht nicht benötigen. Wenn Sie den Kontenrahmen von FirstMillion also um das eine oder andere Konto erweitern, überlegen Sie genau ob das notwendig ist.
Die "üblichen" Buchführungsprogramme sind dadurch gekennzeichnet, dass sie mit einem dieser sehr ausführlichen Kontenrahmen ausgestattet sind. In der Regel sind nach dem Start sofort mehr als 100 Konten in der Buchhaltung enthalten. Viel mehr als wirklich gebraucht werden. Bei Buchhaltungsanfängern führt dies zu einer Berührungsangst und dem Gedanken: Das kann ich nicht, dafür benötige ich einen Steuerberater! Diese Angst ist jedoch völlig unbegründet! Eine ordentliche Buchführung benötigt im Minimalfall lediglich 3 Konten! Ein Einnahmekonto, ein Ausgabekonto und ein Umsatzsteuerkonto. Damit könnte man eigentlich arbeiten.
Das Finanzamt fordert aber schon eine etwas größere Transparenz Ihrer Geschäftsvorgänge. Das sollten Sie selbst auch anstreben. Schon um selbst den Überblick zu behalten. Es geht also vor allem um IHRE Bedürfnisse in IHRER Buchhaltung.
Fazit: In der Buchhaltung ist Weniger immer Mehr!
Aus diesem Grund sind die Mehrwertsteuerkonten bereits komplett in
die Buchhaltung integriert. Sie müssen nicht die Mehrwertsteuer bei Einnahmen
oder Ausgaben extra auf die dafür notwendigen Konten buchen. Sie müssen
sich auch nicht um die Einrichtung dieser Konten kümmern, sie sind bereits
vorhanden. Mehrwertsteuerbuchungen macht FirstMillion unauffällig im Hintergrund
für Sie! Wundern Sie sich deshalb bitte nicht, wenn Sie die Mehrwertsteuerkonten
NICHT einrichten müssen.
Hier handelt es sich um Konten, die aus bestimmten Bereichen der Firma die
Einnahmen, oder Ausgaben saldieren. So kann es sinnvoll sein, das Gegenkonto
"Benzin" zu erstellen. Alle Ausgaben für Benzin werden hier gebucht
und zeigen Ihnen immer an, welche Kosten Ihr Betrieb für Benzin aufbringen
muß. So kann man nach beliebigen Zeiträumen überprüfen,
ob an dieser Stelle zuviel Kosten entstanden sind und dies gegebenenfalls korrigieren.
Bis auf die Einnahme-Gegenkonten, die besonders gekennzeichnet werden müssen, handelt es sich also um Ausgaben-Konten die hier aufgelistet werden.
Immer wenn Sie ein Konto haben, auf dem wirklich Geldbewegungen stattfinden,
handelt es sich um ein Geldkonto. Hierzu gehören die Bankkonten genauso,
wie Bargeldkassen. Definieren Sie also nur die von Ihnen benötigten Geldkonten.
Bei dem Verbuchen einer Einnahme oder einer Ausgabe muß immer auch ein
Geldkonto angegeben werden, von dem oder zu dem der Geldfluß stattgefunden
hat!
Die Einnahme-Überschuß-Rechnung
In der Buchhaltung wird lediglich der Gesamtbetrag der Einnahmen der Summe
der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz dieser beiden Zahlen ergibt
dann den zu versteuernden Gewinn. Das ganze nennt man dann eine Einnahme-Überschuß-Rechnung.
Wenn Sie alle Geldbewegungen zwischen Gegenkonten und Geldkonten bei korrekt
eingegebenen Anfangskontenständen richtig verbuchen, haben Sie bereits
die wichtigste Forderung der sogenannten "Doppelten Buchführung"
erfüllt. Was Ihnen zur Bilanz jetzt noch fehlt ist die Feststellung des
Firmenvermögens und die damit verbundene Eröffnungsbilanz. Wenn dieser
Umstand für Sie notwendig wird, sollten Sie einmal in einer Einführung
für bilanzierende Buchhaltung nachlesen, oder sich bei der Eröffnungsbilanz
von einem Steuerberater helfen lassen und dann wie gewohnt mit FirstMillion
weiterzuarbeiten.
Bei der Auswahl der Gegenkonten müssen Sie darauf achten, daß Sie
immer einen optimalen Überblick erhalten, an welcher Stelle in Ihrem Betrieb
Ihr Geld eigentlich bleibt. Sie können mit FirstMillion
beliebig viele Geld- und Gegenkonten benennen.
Bevor Sie sich jetzt an die Definition der Konten machen, sollten Sie sich
die folgenden Hinweise sorgfältig durchlesen. Sie enthalten hier einen
Crash-Kurs in Buchführung.
DATEV Konten und Kontengruppen
Sie können in FirstMillion den Gegenkonten eine Kontonummer zuteilen.
Wenn Sie hierfür die DATEV Nummer nehmen, enthalten die Ausdrucke diesen
Hinweis. Hiermit wird die Übersichtlichkeit für den Steuerberater
erhöht, sofern Sie dessen Hilfe noch benötigen. Die verschiedenen
Konten werden laut DATEV zu Kontenklassen und Kontengruppen zusammengefasst
und saldiert. Sie können mit FirstMillion beliebig viele Kontengruppen
für Ihre Konten bilden.
Konten, die nicht fehlen sollten:
GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter)
Hierbei handelt es sich um Anschaffungen, die weniger als ca. € 400,- netto gekostet
haben und sich länger als ein Wirtschaftsjahr in der Firma befinden. Dazu
gehört der Locher für € 10,- ebenso wie der Lederchefsessel für
€ 399,-.
Der Gesetzgeber fordert, daß Geräte, die mehr als ca. € 400,- netto
gekostet haben, über die Zeit ihrer Nutzung in der Firma "abzuschreiben"
sind. So haben Bürogeräte und Computer eine Abschreibefrist zwischen
3 und 5 Jahren. Wenn Sie also einen PowerMac G4 für € 5000,- netto
gekauft haben, so dürfen Sie, bei linearer Abschreibung über 5 Jahre,
im ersten Jahr € 1000,- als Ausgabe geltend machen. In den folgenden vier Jahren
können Sie ebenfalls € 1000,- als Ausgabe abschreiben.
Über die Abschreibezeiten der verschiedenen Geräte informiert Sie
gerne Ihr zuständiges Finanzamt. Sie können die AfA-Buchungen auch
jedes Jahr automatisch ausführen lassen, wenn Sie den Betrag der Anschaffung
durch die Anzahl der Jahre der Abschreibezeit teilen und in das Fenster Regelmäßige Buchungen eintragen.
Sie sollten die Möglichkeit, für jeden AfA Gegenstand ein eigenes
Gegenkonto anzulegen nutzen. Das erhöht erheblich die Übersicht
über die in der Firma versteckten Werte. Wer bilanzieren muß, kommt
um diesen Umstand ohnehin nicht herum. Der Ausdruck dieser Gegenkontenblätter
ist dann bereits Ihr Anlageverzeichnis (AfA-Liste)!
Für bestimmte Zwecke benötigt die Buchhaltung nicht existierende,
virtuelle Geldkonten auf die Geldbewegungen gebucht werden, die noch nicht erfolgt
sind. Ist Ihre Buchhaltung auf "vereinbarte Zahlung" (was der Regelfall sein dürfte) eingestellt, so haben
Sie den Rechnungsbetrag nach der Rechnungsstellung bereits als Einnahme gebucht.
Nun würde Ihr Girokonto einen falschen Kontostand anzeigen, wenn
dieses Konto angegeben wäre. Damit Ihre Kontenstände immer transparent
und korrekt sind, sollten Sie ein Geldkonto mit dem Namen "Debitorenkonto"
erzeugen. Immer wenn Sie einen Rechnungsbetrag buchen, der noch nicht bei Ihnen
eingegangen ist, wählen Sie dieses Konto aus. Erfolgt die Zahlung, erscheint
dieser Beleg wenn Sie die offene Rechnung in der Fakturierung als erledigt markieren.
Sie können dann per Mausklick vom Geldkonto Debitor auf das Konto umbuchen,
wo der Betrag gutgeschrieben wurde. Wahlweise können Sie auch zusätzliche Umbuchungen anlegen lassen.
Das Geldkonto "Debitoren" zeigt
Ihnen somit auch immer Ihre Außenstände an. Genauso ist es mit Zahlungen,
die per Scheck erfolgen. Hierfür sollten Sie ein virtuelles Geldkonto mit
dem Namen "Scheck" anlegen. Ist der Scheck dann eingelöst, wird
mit einem einfachen Klick das richtige Geldkonto ausgewählt! Wenn sich
die Zahl der Kunden in Grenzen hält, können Sie für jeden Kunden
ein eigenes Debitorenkonto eröffnen. So sehen Sie sofort die Aussenstände
jedes Kunden. Fassen Sie dann diese Debitorenkonten in einer Kontengruppe zusammen,
so wird in der Steuer & Gewinnberechnung (F10) die Summe aller Aussenstände in
dieser Kontengruppe angezeigt.
Das gleiche gilt mit umgekehrtem Vorzeichen für die von Ihnen zu bezahlenden
Rechnungen. Bei einer Buchhaltung nach "Vereinbarter Zahlung" sind auch diese Ausgaben mit dem Datum der Rechnungserstellung
in die Bücher zu nehmen. Allerdings heißt das nicht, daß Sie
diese Beträge bereits gezahlt haben müssen. Würden Sie als Geldkonto
wieder Ihr Girokonto angeben, so wären Ihre Kontenstände wieder durcheinander.
Buchen Sie diese Beträge deshalb auf ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen
"Kreditoren" (Ihr Lieferant kreditiert Ihnen nämlich die Materiallieferung
innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist). Erst wenn Sie den Kontoauszug mit
der Abbuchung dieses Betrages von Ihrer Bank erhalten, wird das richtige Geldkonto
ausgewählt. Auch hier empfiehlt es sich bei einer übersichtlichen
Zahl von Lieferanten für jeden ein eigenes Kreditorenkonto zu eröffnen,
die in einer Kontengruppe zusammengefasst werden.
Alle Rechnungen in FirstMillion landen nach der Bezahlung mit dem Rechnungsbetrag
auf einem Einnahmekonto und somit völlig automatisch in der Buchungsliste.
Es kann hierbei dann immer noch gewählt werden, ob der Betrag um den Skonto
reduziert wird.
Die bei diesem Geschäftsvorgang erhaltene Mehrwertsteuer wird automatisch auf das Umsatzsteuerkonto gebucht.
Sie müssen sich von Anfang an klar
darüber werden, zu welchem Datum in Ihrer Buchhaltung verbucht wird (siehe weiter oben).
Da das Programm nach dem Schreiben der Rechnung davon ausgeht, daß die
Rechnung noch nicht bezahlt ist, wird diese Rechnung in die Fakturierungsliste
eingetragen und entsprechend dem eingestellten Zahlungsziel überwacht.
Haben Sie Ihr Geld vom Kunden erhalten, kann diese Rechnung aufgerufen,
in der nun erscheinenden Buchungsbox das richtige Geldkonto ausgewählt
und diese Rechnung als "erledigt" markiert werden. Erledigte Rechnungen
werden in der Fakturierungsliste erst einmal ausgeblendet, d. h. nicht mehr
angezeigt. Sie sehen also immer auf einen Blick in Ihrer Fakturierungsliste,
welche Rechnung noch offen ist.
Nach dem Drucken einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag sofort auf das erste
Einnahmekonto, das Sie in der Kontenliste benannt haben, gebucht, sofern Sie
in der Dialogbox "Buchungen", die vor dem Buchungsvorgang erscheint,
nicht ein anderes Einnahmekonto anklicken. Einnahmekonten sind in der Kontenliste
durch ein "E" gekennzeichnet. Ein anderes Wort für Einnahmekonto
wäre Erlösekonto!
Wenn Sie Artikel verkaufen, für die eine Mehrwertsteuer erhoben wird,
so speichert das Programm diese Mehrwertsteuer als Einnahme auf das interne
Umsatzsteuerkonto getrennt nach den Steuersätzen ab. Wird eine Ausgabe
auf ein Gegenkonto mit Mehrwertsteuer gebucht, so gelangt dieser Betrag ebenfalls
automatisch auf das intern bereits angelegte Umsatzsteuerkonto, allerdings dann
als Ausgabe. Alle Mehrwertsteuerbeträge werden automatisch miteinander
verrechnet, so daß Sie im Fenster "Steuer&Gewinnberechnung"
(F10) immer den aktuellen Stand für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung sehen
können. Diese Konten sind also schon vorhanden und bedürfen keiner
weiteren Aufmerksamkeit mehr!
Um eine Liste aller Buchungsvorgänge mit Mehrwertsteuer zu erhalten, können Sie diese Buchungen ebenso wie alle Gegenkontenbelege ausdrucken lassen. Dies geschieht über die Kontenliste, die Sie mit der Taste F9 aufrufen.
Ein weiterer Sonderfall in der Buchhaltung stellt das Verbuchen von reinen Mehrwertsteuerbeträgen dar. Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn Sie Anschaffungen gemacht haben, die Sie nicht in voller Höhe sofort abschreiben dürfen, und deshalb nicht einfach den Bruttobetrag der Anschaffung als Ausgabe absetzen können. Dies gilt für alle Geräte die mehr als ca. € 400,- netto gekostet haben und somit in die AfA Liste gehören. Die Mehrwertsteuer, die Sie beim Kauf bezahlt haben, ist aber in voller Höhe zum Kaufdatum in die Buchhaltung zu übernehmen, und erhöht somit Ihre Vorsteuer (eingenommene Mehrwertsteuer = Umsatzsteuer, ausgegebene Mehrwertsteuer = Vorsteuer)