Das Finanzamt stellt an eine EDV-unterstützte Buchhaltung einige Forderungen, sofern dieses Programm bei einer Buchprüfung als alleiniger Nachweis für eine ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Diesen Anspruch will FirstMillion gar nicht erst erheben, da sich dadurch erhebliche Nachteile in der Bedienbarkeit des Programms ergeben, die gar nicht notwendig oder zwingend sind. Der wesentliche Punkt dieser Bestimmungen besagt, daß in EDV-Buchführungen keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden dürfen. Wenn Sie sich zum Beispiel bei der Eingabe eines Betrages vertippt haben, so dürfen Sie diesen Buchungssatz nicht mehr aufrufen, sondern müssen eine zweite Buchung vornehmen, die den Betrag entsprechend korrigiert. Unser Programm enthält bewußt diese Korrekturmöglichkeit. Daraus folgt zwingend, daß die Daten auf der Diskette oder Festplatte dem Fiskus nicht als ordentliche Buchführung genügen. Sie müssen deshalb bei einer Buchprüfung die Buchungsbelege, sowie die monatlich ausgedruckten Kontenblätter ordentlich abgeheftet als Ihre "nachvollziehbaren" Bücher vorlegen. Derartige Unterlagen sind aber ohnehin vorgeschrieben!

Sie sehen es ist kein echter Nachteil für Sie, und bereits nach dem dritten Vertippen werden Sie es sehr zu schätzen wissen, einen Buchungsbeleg erneut aufrufen zu können.

Darüber hinaus müssen Sie sich überlegen, auf welches Datum Sie Ihre Buchhaltung abstellen wollen.
Prinzipiell stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl.

Buchhaltung nach "vereinbarter Zahlung" 

Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bücher übernommen, in der Fachsprache nennt man das eine Buchhaltung nach "vereinbarten Zahlungen". Oder die Buchung erfolgt mit dem Datum an dem die Geldbewegung auf dem Geldkonto erfolgte, in diesem Fall handelt es sich um eine Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlungen".

Für den ersten Fall müssen Sie bei einer Umsatzsteuervoranmeldung eine vielleicht noch nicht vorhandene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen.

Für die erste Methode spricht, daß man sich nicht um das Datum der Geldbewegung kümmern muß, sondern lediglich das Datum der Rechnungserstellung verwendet. Andernfalls müßte das Rechnungsdatum beim Aufrufen aus der Fakturierung verändert werden. Dies muß dann auch auf dem Rechnungsformular vermerkt werden.

Buchhaltung nach "vereinnahmter Zahlung"

Arbeiten Sie nach dem Prinzip der vereinnahmten Gelder, so wird die Umsatzsteuer nur von bereits bezahlten Ein- und Ausgaberechnungen ermittelt. Diese Form der Buchführung muß jedoch beim zuständigen Finanzamt formlos beantragt werden. FirstMillion ist für beide Varianten vorbereitet. Je nach dem welche Form Sie verwenden, werden Rechnungen die mit FirstMillion erstellt wurden unterschiedlich behandelt. Die Einstellung der gewünschten Variante erfolgt bei den Voreinstellungen unter Allgemein.

Bevor Sie mit der Eingabe von Buchungsbelegen beginnen, sollten Sie sich einige Gedanken über den Kontenrahmen machen, mit dem Sie arbeiten wollen. Bedenken Sie, je kleiner Sie den Kontenrahmen wählen, desto leichter behält man den Überblick. Wenn Sie sich auf 22 Gegenkonten und 10 Geldkonten beschränken können, haben Sie diese Konten in der Buchungsdialogbox immer im direkten Zugriff und müssen nicht in den Pop-Up-Menüs scrollen! Für kleinere Betriebe sollte dies auf jeden Fall möglich sein. Der Kontenrahmen nach dem ersten Start des Programms ist aus diesem Grund bewußt klein gehalten.

Buchhaltung mit 2 Währungen

Hinweise zum Kontenrahmen

Je nach Art ihres Gewerbes werden Sie bestimmte Konten für die Auflistung Ihrer Ausgaben benötigen. Zu diesen Ausgabekonten (Gegenkonten) haben Sie auch Geldkonten einzurichten. In der Buchhaltung versteht man darunter Bank-und Girokonten sowie Bargeldkonten. FirstMillion verwendet auch virtuelle Geldkonten für AfA (Abschreibung für Abnutzung) Güter. 

Auf diese Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben gebucht. Im Gegensatz zur bilanzierenden Buchhaltung müssen die Salden der Gegenkonten nicht mit den Salden der Geldkonten abgestimmt werden.

Im folgenden wird nur auf die Konten eingegangen, die eine Besonderheit haben, oder die in der Buchhaltung von FirstMillion sinnvoll bis notwendig sind.

Sie finden im Kapitel Kontenrahmen eine Auflistung für einen kompletten Kontenrahmen für das Handwerk, sowie für einen Großhandel aufgelistet. Die überwiegende Mehrzahl dieser Konten werden Sie nicht benötigen. Die beiden als Beispiel aufgeführten Kontenrahmen Buchungen Handwerk sowie Buchungen Großhandel sind bereits sehr ausführlich und enthalten eine Vielzahl von Konten und Kontenklassen, die Sie vielleicht nicht benötigen. Wenn Sie den Kontenrahmen von FirstMillion also um das eine oder andere Konto erweitern, überlegen Sie genau ob das notwendig ist.

Die "üblichen" Buchführungsprogramme sind dadurch gekennzeichnet, dass sie mit einem dieser sehr ausführlichen Kontenrahmen ausgestattet sind. In der Regel sind nach dem Start sofort mehr als 100 Konten in der Buchhaltung enthalten. Viel mehr als wirklich gebraucht werden. Bei Buchhaltungsanfängern führt dies zu einer Berührungsangst und dem Gedanken: Das kann ich nicht, dafür benötige ich einen Steuerberater! Diese Angst ist jedoch völlig unbegründet! Eine ordentliche Buchführung benötigt im Minimalfall lediglich 3 Konten! Ein Einnahmekonto, ein Ausgabekonto und ein Umsatzsteuerkonto. Damit könnte man eigentlich arbeiten.

Das Finanzamt fordert aber schon eine etwas größere Transparenz Ihrer Geschäftsvorgänge. Das sollten Sie selbst auch anstreben. Schon um selbst den Überblick zu behalten. Es geht also vor allem um IHRE Bedürfnisse in IHRER Buchhaltung.

Fazit: In der Buchhaltung ist Weniger immer Mehr!

Aus diesem Grund sind die Mehrwertsteuerkonten bereits komplett in die Buchhaltung integriert. Sie müssen nicht die Mehrwertsteuer bei Einnahmen oder Ausgaben extra auf die dafür notwendigen Konten buchen. Sie müssen sich auch nicht um die Einrichtung dieser Konten kümmern, sie sind bereits vorhanden. Mehrwertsteuerbuchungen macht FirstMillion unauffällig im Hintergrund für Sie! Wundern Sie sich deshalb bitte nicht, wenn Sie die Mehrwertsteuerkonten NICHT einrichten müssen.

Die Gegenkonten

Hier handelt es sich um Konten, die aus bestimmten Bereichen der Firma die Einnahmen, oder Ausgaben saldieren. So kann es sinnvoll sein, das Gegenkonto "Benzin" zu erstellen. Alle Ausgaben für Benzin werden hier gebucht und zeigen Ihnen immer an, welche Kosten Ihr Betrieb für Benzin aufbringen muß. So kann man nach beliebigen Zeiträumen überprüfen, ob an dieser Stelle zuviel Kosten entstanden sind und dies gegebenenfalls korrigieren.

Bis auf die Einnahme-Gegenkonten, die besonders gekennzeichnet werden müssen, handelt es sich also um Ausgaben-Konten die hier aufgelistet werden.

Die Geldkonten

Immer wenn Sie ein Konto haben, auf dem wirklich Geldbewegungen stattfinden, handelt es sich um ein Geldkonto. Hierzu gehören die Bankkonten genauso, wie Bargeldkassen. Definieren Sie also nur die von Ihnen benötigten Geldkonten.
Bei dem Verbuchen einer Einnahme oder einer Ausgabe muß immer auch ein Geldkonto angegeben werden, von dem oder zu dem der Geldfluß stattgefunden hat!

Die Einnahme-Überschuß-Rechnung

In der Buchhaltung wird lediglich der Gesamtbetrag der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz dieser beiden Zahlen ergibt dann den zu versteuernden Gewinn. Das ganze nennt man dann eine Einnahme-Überschuß-Rechnung.

Die bilanzierende Buchführung

Wenn Sie alle Geldbewegungen zwischen Gegenkonten und Geldkonten bei korrekt eingegebenen Anfangskontenständen richtig verbuchen, haben Sie bereits die wichtigste Forderung der sogenannten "Doppelten Buchführung" erfüllt. Was Ihnen zur Bilanz jetzt noch fehlt ist die Feststellung des Firmenvermögens und die damit verbundene Eröffnungsbilanz. Wenn dieser Umstand für Sie notwendig wird, sollten Sie einmal in einer Einführung für bilanzierende Buchhaltung nachlesen, oder sich bei der Eröffnungsbilanz von einem Steuerberater helfen lassen und dann wie gewohnt mit FirstMillion weiterzuarbeiten.
Bei der Auswahl der Gegenkonten müssen Sie darauf achten, daß Sie immer einen optimalen Überblick erhalten, an welcher Stelle in Ihrem Betrieb Ihr Geld eigentlich bleibt. Sie können mit FirstMillion beliebig viele Geld- und Gegenkonten benennen.

Bevor Sie sich jetzt an die Definition der Konten machen, sollten Sie sich die folgenden Hinweise sorgfältig durchlesen. Sie enthalten hier einen Crash-Kurs in Buchführung.

DATEV Konten und Kontengruppen

Sie können in FirstMillion den Gegenkonten eine Kontonummer zuteilen. Wenn Sie hierfür die DATEV Nummer nehmen, enthalten die Ausdrucke diesen Hinweis. Hiermit wird die Übersichtlichkeit für den Steuerberater erhöht, sofern Sie dessen Hilfe noch benötigen. Die verschiedenen Konten werden laut DATEV zu Kontenklassen und Kontengruppen zusammengefasst und saldiert. Sie können mit FirstMillion beliebig viele Kontengruppen für Ihre Konten bilden.

Konten, die nicht fehlen sollten:

GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter)

Hierbei handelt es sich um Anschaffungen, die weniger als ca. € 400,- netto gekostet haben und sich länger als ein Wirtschaftsjahr in der Firma befinden. Dazu gehört der Locher für € 10,- ebenso wie der Lederchefsessel für € 399,-.

AfA (Absetzung für Abnutzung)

Der Gesetzgeber fordert, daß Geräte, die mehr als ca. € 400,- netto gekostet haben, über die Zeit ihrer Nutzung in der Firma "abzuschreiben" sind. So haben Bürogeräte und Computer eine Abschreibefrist zwischen 3 und 5 Jahren. Wenn Sie also einen PowerMac G4 für € 5000,- netto gekauft haben, so dürfen Sie, bei linearer Abschreibung über 5 Jahre, im ersten Jahr € 1000,- als Ausgabe geltend machen. In den folgenden vier Jahren können Sie ebenfalls € 1000,- als Ausgabe abschreiben.

Über die Abschreibezeiten der verschiedenen Geräte informiert Sie gerne Ihr zuständiges Finanzamt. Sie können die AfA-Buchungen auch jedes Jahr automatisch ausführen lassen, wenn Sie den Betrag der Anschaffung durch die Anzahl der Jahre der Abschreibezeit teilen und in das Fenster Regelmäßige Buchungen eintragen.
Sie sollten die Möglichkeit, für jeden AfA Gegenstand ein eigenes Gegenkonto anzulegen nutzen. Das erhöht erheblich die Übersicht über die in der Firma versteckten Werte. Wer bilanzieren muß, kommt um diesen Umstand ohnehin nicht herum. Der Ausdruck dieser Gegenkontenblätter ist dann bereits Ihr Anlageverzeichnis (AfA-Liste)!

Geldkonto "Debitoren"

Für bestimmte Zwecke benötigt die Buchhaltung nicht existierende, virtuelle Geldkonten auf die Geldbewegungen gebucht werden, die noch nicht erfolgt sind. Ist Ihre Buchhaltung auf "vereinbarte Zahlung" (was der Regelfall sein dürfte) eingestellt, so haben Sie den Rechnungsbetrag nach der Rechnungsstellung bereits als Einnahme gebucht. Nun würde Ihr Girokonto einen falschen Kontostand anzeigen, wenn dieses Konto angegeben wäre. Damit Ihre Kontenstände immer transparent und korrekt sind, sollten Sie ein Geldkonto mit dem Namen "Debitorenkonto" erzeugen. Immer wenn Sie einen Rechnungsbetrag buchen, der noch nicht bei Ihnen eingegangen ist, wählen Sie dieses Konto aus. Erfolgt die Zahlung, erscheint dieser Beleg wenn Sie die offene Rechnung in der Fakturierung als erledigt markieren. Sie können dann per Mausklick vom Geldkonto Debitor auf das Konto umbuchen, wo der Betrag gutgeschrieben wurde. Wahlweise können Sie auch zusätzliche Umbuchungen anlegen lassen. Das Geldkonto "Debitoren" zeigt Ihnen somit auch immer Ihre Außenstände an. Genauso ist es mit Zahlungen, die per Scheck erfolgen. Hierfür sollten Sie ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Scheck" anlegen. Ist der Scheck dann eingelöst, wird mit einem einfachen Klick das richtige Geldkonto ausgewählt! Wenn sich die Zahl der Kunden in Grenzen hält, können Sie für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto eröffnen. So sehen Sie sofort die Aussenstände jedes Kunden. Fassen Sie dann diese Debitorenkonten in einer Kontengruppe zusammen, so wird in der Steuer & Gewinnberechnung (F10) die Summe aller Aussenstände in dieser Kontengruppe angezeigt.

Geldkonto "Kreditor" 

Das gleiche gilt mit umgekehrtem Vorzeichen für die von Ihnen zu bezahlenden Rechnungen. Bei einer Buchhaltung nach "Vereinbarter Zahlung" sind auch diese Ausgaben mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bücher zu nehmen. Allerdings heißt das nicht, daß Sie diese Beträge bereits gezahlt haben müssen. Würden Sie als Geldkonto wieder Ihr Girokonto angeben, so wären Ihre Kontenstände wieder durcheinander. Buchen Sie diese Beträge deshalb auf ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Kreditoren" (Ihr Lieferant kreditiert Ihnen nämlich die Materiallieferung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist). Erst wenn Sie den Kontoauszug mit der Abbuchung dieses Betrages von Ihrer Bank erhalten, wird das richtige Geldkonto ausgewählt. Auch hier empfiehlt es sich bei einer übersichtlichen Zahl von Lieferanten für jeden ein eigenes Kreditorenkonto zu eröffnen, die in einer Kontengruppe zusammengefasst werden.

Gegenkonto Einnahmen

Alle Rechnungen in FirstMillion landen nach der Bezahlung mit dem Rechnungsbetrag auf einem Einnahmekonto und somit völlig automatisch in der Buchungsliste. Es kann hierbei dann immer noch gewählt werden, ob der Betrag um den Skonto reduziert wird.

Die bei diesem Geschäftsvorgang erhaltene Mehrwertsteuer wird automatisch auf das Umsatzsteuerkonto gebucht.
Sie müssen sich von Anfang an klar darüber werden, zu welchem Datum in Ihrer Buchhaltung verbucht wird (siehe weiter oben).

Da das Programm nach dem Schreiben der Rechnung davon ausgeht, daß die Rechnung noch nicht bezahlt ist, wird diese Rechnung in die Fakturierungsliste eingetragen und entsprechend dem eingestellten Zahlungsziel überwacht. Haben Sie Ihr Geld vom Kunden erhalten, kann diese Rechnung aufgerufen, in der nun erscheinenden Buchungsbox das richtige Geldkonto ausgewählt und diese Rechnung als "erledigt" markiert werden. Erledigte Rechnungen werden in der Fakturierungsliste erst einmal ausgeblendet, d. h. nicht mehr angezeigt. Sie sehen also immer auf einen Blick in Ihrer Fakturierungsliste, welche Rechnung noch offen ist. 

Nach dem Drucken einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag sofort auf das erste Einnahmekonto, das Sie in der Kontenliste benannt haben, gebucht, sofern Sie in der Dialogbox "Buchungen", die vor dem Buchungsvorgang erscheint, nicht ein anderes Einnahmekonto anklicken. Einnahmekonten sind in der Kontenliste durch ein "E" gekennzeichnet. Ein anderes Wort für Einnahmekonto wäre Erlösekonto!

Mehrwertsteuer

Wenn Sie Artikel verkaufen, für die eine Mehrwertsteuer erhoben wird, so speichert das Programm diese Mehrwertsteuer als Einnahme auf das interne Umsatzsteuerkonto getrennt nach den Steuersätzen ab. Wird eine Ausgabe auf ein Gegenkonto mit Mehrwertsteuer gebucht, so gelangt dieser Betrag ebenfalls automatisch auf das intern bereits angelegte Umsatzsteuerkonto, allerdings dann als Ausgabe. Alle Mehrwertsteuerbeträge werden automatisch miteinander verrechnet, so daß Sie im Fenster "Steuer&Gewinnberechnung" (F10) immer den aktuellen Stand für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung sehen können. Diese Konten sind also schon vorhanden und bedürfen keiner weiteren Aufmerksamkeit mehr!

Um eine Liste aller Buchungsvorgänge mit Mehrwertsteuer zu erhalten, können Sie diese Buchungen ebenso wie alle Gegenkontenbelege ausdrucken lassen. Dies geschieht über die Kontenliste, die Sie mit der Taste F9 aufrufen.

Mehrwertsteuer Solo

Ein weiterer Sonderfall in der Buchhaltung stellt das Verbuchen von reinen Mehrwertsteuerbeträgen dar. Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn Sie Anschaffungen gemacht haben, die Sie nicht in voller Höhe sofort abschreiben dürfen, und deshalb nicht einfach den Bruttobetrag der Anschaffung als Ausgabe absetzen können. Dies gilt für alle Geräte die mehr als ca. € 400,- netto gekostet haben und somit in die AfA Liste gehören. Die Mehrwertsteuer, die Sie beim Kauf bezahlt haben, ist aber in voller Höhe zum Kaufdatum in die Buchhaltung zu übernehmen, und erhöht somit Ihre Vorsteuer (eingenommene Mehrwertsteuer = Umsatzsteuer, ausgegebene Mehrwertsteuer = Vorsteuer)